Los archivos tienen mucho que ganar con su presencia en los medios sociales

15 octubre, 2015 at 10:48

Vayamos al grano, ¿tienen cabida los archivos en el mundo de los medios sociales?… … … ¡Claro que sí!, no son pocos los archivos que ya están usando las redes sociales para llegar a su comunidad, por no hablar de sus profesionales y el buen uso que hacen de ellos con la finalidad de compartir e interactuar.

Pero las cosas como son, hay una mayoría de archivos (y profesionales) que no hacen uso de las redes sociales. Puede ser por bastantes motivos, como son una falta de interés en estar o de conocimiento, trabas administrativas, cargas de trabajo importantes que le imposibilitan dedicarle el tiempo que se merece… Todo esto sumado al desánimo que cada año vienen acumulando por los recortes presupuestarios.

Medios sociales y archivos

La situación en España con respecto a los archivos muestra un grado de interés de las personas de un 2,6 sobre 10 según la última Encuesta de hábitos y prácticas culturales del MECD. También dice dicho estudio que el 5,6% de la población visitó archivos en el último año (+ de 2,5 millones de personas) y que el 45,2% del total de personas que visitó un archivo en el último año lo hizo por su profesión o estudios, mientras que el 54,8% lo hizo por ocio o entretenimiento.

Está claro que el usuario principal de los archivos es el usuario presencial… pero no hay que perder de vista a los 35,7 millones de usuarios en Internet que hay en España, de los cuales 22 millones son usuarios de las redes sociales.

Dichos usuarios pasan una media de 4 horas al día en Internet, de las cuales casi 2 horas son para estar en las redes sociales. Sus principales razones para estar en los medios sociales son estar en contacto con amigos, mantenerse al día de noticias y eventos de actualidad, y llenar el tiempo libre que se tiene.

De esas 2 horas que los usuarios pasan en los medios sociales al día la mayor parte se va para estar en contacto con amigos, puede que para el archivo solamente haya 5 minutos (como mucho).

Hecha esta introducción al archivero/a no le queda otra que tener una actitud positiva ante estos nuevos retos. Hay que tener ilusión, ganas de innovar, querer participar e interactuar con los usuarios de los archivos. Y, sobre todo, trabajar las 3Cs: colaboración, cooperación y comunicación.

¿Y por qué tener una actitud positiva?… Pues porque los medios sociales van a ayudarnos a humanizar el archivo. Los medios sociales nos van a dar voz, oídos, carácter y sentimiento al archivo. Para ello, los archivos, tienen que ser abiertos, no tener miedo a la conversación ni a la difusión. Los archivos tienen que escuchar a los ciudadanos, compartir su tiempo con ellos, e incluso celebrar las alegrías y tristezas. Todo esto en pro a la comunidad, la promoción de servicios, difusión de servicios, noticias y actividad, el posicionamiento y la visibilidad, y aumentar el acceso.

Ahora bien, hay que saber qué esperan los usuarios de la presencia de los archivos en los medios sociales. Los usuarios de los archivos demandan una presencia activa (no confundir con spam), que los contenidos que compartan realmente les aporten y les llegue. Quieren a un archivo cercano, honesto y amable, en definitiva, que les de confianza… además quieren ser escuchados, contestados y requieren una atención inmediata.

El Decálogo de presencia de los archivos en los medios sociales

Todas las organizaciones tienen cabida en el mundo de los medios sociales. Los archivos no son una excepción y se viene demostrando desde hace ya unos cuantos años. Los archivos deben tener claro (al igual que el resto de organizaciones) que hay una serie de beneficios por estar y trabajar esta vía de comunicación e interacción con sus usuarios, como son:

  1. Fortalecer la imagen, reputación, visibilidad y posicionamiento de la organización
  2. El poder de la colaboración, comunicación y cooperación con usuarios y otras organizaciones.
  3. Mostrar cercanía, confianza, transparencia y trabajar la seducción de la organización hacia el usuario.
  4. Buscar usuarios potenciales y la atención y servicio al usuario real.
  5. La rápida difusión del mensaje y comunicación bidireccional. Compartir y difundir conocimiento e información.
  6. El acceso a la información en tiempo real.
  7. La retroalimentación. Conocer opiniones y ver qué hacen otros.
  8. El poder de dinamización, participación e interacción.
  9. El marketing y promoción de la organización.
  10. La socialización y fidelización del usuario.

Los medios sociales dan un empuje a la acción de los archivos

Las funciones de los archivos en los medios sociales no están muy distantes de las funciones de los archivos en su espacio físico. Lo bueno que tienen los medios sociales es que los archivos poseen un altavoz con el cual llamar la atención sobre sus acciones y, por consiguiente, atraer a los usuarios / ciudadanos a los archivos, siendo el objetivo principal que hablen de ellos y con ellos, que los utilicen y que les saquen el máximo provecho posible.

Los archivos a través de los medios sociales pueden recomendar documentos, servicios, actividades, pueden facilitar el acceso a contenidos, pueden entretener e informar a su comunidad. Los archivos, además, pueden formar y compartir, pueden colaborar. Los archivos en los medios sociales pueden humanizar la institución a través de la escucha y la interacción. Los archivos tienen estos, y más, retos que añadir a su lista de buenos propósitos en los medios sociales.

Y no, no hay que marearse con querer estar en todos los medios sociales. Sería más que suficiente estar en 4 o 5 (e incluso 2 o 3), y elegirlos en función de los intereses y de donde se encuentre el público al cual te vas a dirigir. Más vale hacer un muy buen trabajo en 2 medios sociales, que hacer un trabajo regular en 4.

Los archivos tienen que tener en cuenta una serie de trucos y acciones que van a hacer que sea más fácil llegar a su público. No son el Santo Grial de los medios sociales para todos los archivos, pero quizás a más de uno os pueda ser de utilidad o dar alguna pista para iniciar vuestras propias actividades en los distintos medios sociales.

Blog. El medio social para la comunicación

Trucos imprescindibles para sacar el máximo provecho de los contenidos del blog:

  1. El título tiene que ser impactante, claro y descriptivo del contenido.
  2. Haz rankings y listados de recomendaciones.
  3. No pienses en el blog como solo texto, incluye imágenes y vídeos.
  4. El contenido es importante, pero el diseño también. Haz que tu blog se adapte independientemente del dispositivo de consulta y añade botones para que el contenido pueda ser compartido.

Acciones a realizar en el blog del archivo:

Además de los contenidos relacionados con servicios, actividades, acciones formativas del archivo, o del sector incluso, puedes usar el blog para:

  • Publicar listas de documentos recomendados y que enlacen directamente al catálogo. El objetivo es dar visibilidad a tu catálogo promocionando la colección.
    • Haz una lista de acontecimientos importantes y planifica con tiempo.
    • Comparte las novedades que registres en tu archivo.
    • Aprovecha las tendencias del momento.
  • Publicar la lista de los documentos más visitados / consultados en el archivo.
    • Incentiva la curiosidad y el descubrimiento a tus usuarios.

Facebook. La red social para la interacción

Trucos conseguir un máximo alcance orgánico e interacciones en Facebook:

  1. Publica directamente las fotos y vídeos en la plataforma, no lo hagas a través de enlaces. [Mucho cuidado con esto]
  2. Realiza preguntas directas a los usuarios con la finalidad de generar conversación y escucharles.
  3. Haz un estudio de quién es tu público y qué contenidos son los que más les gustan para compartir contenidos de la misma temática más a menudo.
  4. Participa de la conversación con otras páginas y archivos.

Acciones a realizar en el Facebook (página) del archivo:

Además de la difusión de noticias, informar a los usuarios de cosas que pasan, han pasado o pasarán en el archivo, como plataforma para construir relaciones contestando y realizando preguntas… puedes usar la página de Facebook para:

  • Crear y publicar imágenes llamativas y que capten la atención relacionadas con el archivo y el mundo de la documentación.
    • Haz una lista de acontecimientos importantes y planifica el tiempo.
    • El objetivo es captar la atención del usuario de una manera ágil y llamativa.
  • Crear un club de interés histórico / documental en Facebook a través de los eventos que permite crear a las páginas.
    • Piensa en un tema que tenga que ver con los fondos de tu archivo y en la fecha a realizar el club.
    • Dale difusión previamente para que la gente se vaya apuntando.
    • Prepara las preguntas para incentivar la participación una vez se esté llevando a cabo el club interés.

Twitter. La red informativa para la visibilidad y el posicionamiento

Trucos imprescindibles para sacar el máximo provecho de Twitter:

  1. Incluye imágenes y vídeos cortos en tus tuits.
  2. Conoce la jerga de Twitter y utiliza los hashtags para hacerte más visible.
  3. Activa la comunicación mencionando, etiquetando en imágenes o a través de mensajes directos.

Acciones a realizar en el Twitter del archivo:

Además de dar información de actualidad, entretener y conectar con tu comunidad y profesionales del sector… puedes usar Twitter para:

  • Realizar concursos y sorteos con la finalidad de llamar la atención de usuarios y no usuarios.
    • El objetivo principal es atraer a nuevos seguidores y retener a los que ya tenemos.
    • Busca un hashtag único para tu concurso / sorteo y haz que te mencionen (y sigan) para poder participar.
    • Presta atención a las reglas de Twitter para concursos.
  • Aprovechar las noticias de actualidad y las efemérides para compartir información sobre los acontecimientos.
    • Haz un listado de acontecimientos clave y planifica con tiempo tus acciones.
    • Enlaza estos tuits a la colección de tu archivo para darle mayor visibilidad.
  • Difundir vídeo en directo con tu comunidad a través de Periscope.
    • Puedes usarlo para darle difusión a los eventos del archivo o tareas del día a día.
    • Realiza visitas virtuales comentadas.
    • Contestar a preguntas de tus usuarios.

Instagram. La red social para el acercamiento

Trucos para sacar el máximo provecho de Instagram:

  1. Muestra el lado humano del archivo, sus actividades y servicios desde el punto de vista creativo e imaginativo.
  2. Utiliza hashtag para etiquetar tus imágenes.
  3. Utiliza los filtros para darle una apariencia mejorada a tus imágenes.

Acciones a realizar en el perfil de Instagram del archivo:

  • Campañas de difusión del archivo, de documentos o exposiciones a través de las imágenes que suban las personas:
    • Piensa una campaña visual para tu archivo y que le pueda venir bien.
    • Haz que tus usuarios suban imágenes a Instagram sobre la temática de tu campaña usando un hashtag determinado.
    • Premia, de alguna manera, la participación.
  • Muestra el trabajo interno / externo del archivo.
    • El objetivo es mostrar el lado humano del archivo y su día a día.
    • Da difusión a la colección y actividades.
    • Publica fotos sobre curiosidades o acontecimientos que estén pasando en el archivo.

Después de estos 4 medios sociales comentados anteriormente, hay un par de plataformas que podríamos tener en cuenta para llegar a más personas. Son plataformas que nos van a ayudar a llegar a personas que no estén en los medios sociales (y también a los que estén) pero que sí usen su correo electrónico o Whatsapp.

Newsletter. La ayuda extra para llegar a más gente

Trucos imprescindibles para aprovechar al máximo la newsletter:

  1. Utiliza la segmentación y no mandes el mismo correo sin tener en cuenta la edad y el uso que cada persona hace del archivo.
  2. Utiliza para regla del 70/30 o del 80/20. Que no se note que todo lo que mandas a las personas son sobre las maravillas de tu archivo. Comparte cosas de fuera del archivo y que sepas que les va a gustar o ser de utilidad.
  3. Ten muy en cuenta la frecuencia de envío (quincenal o mensual puede ser una buena opción) y la hora de envío.
  4. Utiliza un asunto que llame la atención para que sea abierto el correo electrónico y utiliza un diseño cuidado y bonito.
  5. Consigue más suscriptores a tu newsletter a través de aplicaciones de captación a través del blog, como es Sumo.
  6. [No recopiles correos electrónicos sin consentimiento de los usuarios]

Acciones a realizar en la newsletter del archivo:

Además de para informar sobre actividades, servicios y noticias del archivo… una newsletter la puedes utilizar para:

  • Realizar actividades de formación online en el uso de servicios del archivo o distintas plataformas de Internet.
  • Segmentar a los usuarios y ofrecer contenidos según sus intereses en el archivo.
  • Mandar contenido exclusivo únicamente para sus suscriptores. Contenido exclusivo (y en primicia) como puede ser información de las novedades que llegan al archivo, difundir próximas actividades antes que en ningún otro sitio…

Whatsapp. La plataforma de la inmediatez

Trucos para sacar el máximo provecho de Whatsapp:

  1. Utiliza la versión web de Whatsapp para facilitarle la comunicación e interacción.
  2. Presta atención a los distintos tipos de comunicación que puedes tener con los usuarios: mensajes individuales, lista de difusión y grupo.
  3. No recopiles números de teléfono sin consentimiento de los usuarios.
  4. Si quieres que sea efectivo no agobies a tus usuarios, no hagas envíos de archivos de gran tamaño, ni mantengas conversaciones largas.
  5. Contesta inmediatamente.

Acciones a realizar en el canal de Whatsapp del archivo:

  • Difundir y comunicar información general, interna y/o personalizada:
    • Informa de actividades que tendrán lugar próximamente.
    • Utiliza un grupo de Whatsapp para estar en contacto y comunicación interna con compañeros.
    • Difunde información del archivo que sea de interés para las personas que están suscritas al Whatsapp del archivo.
  • Servicio el archivero/a responde:
    • Respuestas inmediatas y cortas sobre determinados temas del archivo o sobre cualquier consulta de los usuarios.
  • Realizar un club de interés vía móvil (límite de 100 personas en el grupo):
    • Piensa en el acontecimiento / documento / personaje y en la fecha a realizar el club de interés.
    • Dale difusión previamente para que la gente se vaya apuntando.
    • Prepara las preguntas para incentivar la participación una vez se esté llevando a cabo el club de interés.
  • Mandar avisos a usuarios de manera personaliza:
    • Avisa de documentos que ya tienen a su disposición y que anteriormente no pudieron consultar.

Para terminar, 11 aspectos a tener en cuenta en la presencia del archivo en los medios sociales

  1. Los medios sociales no son un juego… y sí, son una carga de trabajo.
  2. Sin tus usuarios no eres nadie. Haz que tu audiencia interactúe contigo y no se quede dormida (o pasiva) o se vaya.
  3. Tienes que trabajar mucho los contenidos (relevancia y utilidad) y ser consistente en tus publicaciones. Y por supuesto, no sacrifiques la calidad por la cantidad.
  4. Se activo y no abandones… a no ser que te hayas dado cuenta de que no es tu lugar.
  5. Usa los códigos y lenguajes de cada canal que utilices. Si vamos a jugar, usemos las reglas del juego correctamente.
  6. Programa tus acciones con tiempo y deja la improvisación únicamente para determinados momentos en los cuales sea necesaria.
  7. Forma a los trabajadores en el uso de los medios sociales y crea un equipo de gestión y consulta.
  8. Sé visual y utiliza tu poder de condensación de textos. Explica mucho con una imagen o con una imagen y poco texto.
  9. Humaniza al archivo, muestra como es el lado personal del archivo para acercarte a tu comunidad. Usa un tono coloquial.
  10. Mide todas tus acciones y el compromiso que tiene contigo tu audiencia. Supérate día a día.
  11. Trata de divertirte con tu trabajo, es una muy buena mejor forma de hacer las cosas.

Imagen superior cortesía de Shutterstock

JuliánMarquina

Community Manager de Baratz-Servicios de Teledocumentación, donde me encargo de la gestión, comunicación y dinamización de los medios sociales de la empresa así como de buscar nuevas líneas de comunicación y participación. Escritor del libro: "Plan Social Media y Community Manager" y del "Informe APEI: Bibliotecas ante el siglo XXI: nuevos medios y caminos". Creador de RecBib - Recursos Bibliotecarios, de BiblogTecarios y de InfoTecarios. Profesor en temas relacionados con social media, community manager y bibliotecas. Estoy diplomado en Biblioteconomía y Documentación y licenciado en Documentación por la Universidad Carlos III de Madrid. Profesor en la UPF y profesor colaborador en la UOC.

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