Las redes sociales y el mundo de los archivos: girando alrededor de la 2.0

Podríamos decir que el mundo de los archivos es un mundo privilegiado en cuanto al acceso a la gran cantidad de información que manejan los profesionales que allí trabajan (archiveros/as). Tienen acceso tanto a información y documentación de manera física en sus instalaciones como de manera virtual a través de sus páginas web y repositorios. Pero… ¿se le sabe dar difusión a toda esa información?… y otra pregunta no menos importante: ¿se le puede dar difusión?. Esas son las preguntas clave y que puede que haga que más de uno se eche para atrás a la hora de adentrarse (con el archivo) en el mundo de los medios y redes sociales (sumado a la carga de trabajo con la que cuentan ya algunos archivos). Os dejo la presentación y algunas anotaciones en este post de la ponencia que realicé en las V Jornadas Técnicas de Archivos en la Administración Local: «Gobernanza y gestión documental»

Personalmente creo que sí se sabe (sabría) dar difusión a toda esa información que manejan. Hay una serie de características que me hacen llegar a dicha conclusión:

• Hay ilusión por difundir la información del archivo, del sector y a la profesión.
• Existe una clara innovación a la hora de compartir colecciones y documentos del archivo.
• Facilitan las formas de interacción con los usuarios de manera directa a través de la web o de formularios web.
• Hay una colaboración profesional a través de listas de distribución y comunidades web.
• Presencia de la comunicación de noticias y difusión de documentos profesionales relacionados con el archivo.
• Y por último, y no menos importante, la cooperación entre archivos a través de distintas plataformas: PARES, DARA…

Creo que de todo esto se tiene un poco (como en todo… unos más y otros menos)… pero, ¿se está aprovechando en la 2.0?. Según el “Informe del Grupo de trabajo de difusión de los archivos a través de la web 2.0” elaborado por el CAU (Conferencia de Archiveros de las Universidades españolas) estas son algunas de las conclusiones a las que llegaron:

• Que la difícil cuantificación de las altas y bajas de perfiles de archivos y archivos universitarios por falta de herramientas adecuadas en las diferentes categorías de la Web 2.0, impide realizar estadísticas precisas.
• Que, a simple vista, no percibimos una presencia destacada de los archivos en la Web 2.0 por la falta de percepción de una rentabilidad inmediata, ya que los usuarios reales de los archivos universitarios son internos e institucionales (Secretarias de Facultades, Secretaría General), intermediarios entre el alumno y el Archivo, por lo que tan sólo se podrían ofrecer servicios a través de la 2.0 referidos a fondos históricos, así como de consulta y asesoramiento.
• Que los usuarios predominantes de los archivos universitarios no tienen un perfil 2.0 por lo comentado anteriormente, a excepción de los doctorandos que, en su gran mayoría, pueden ya ser considerados “nativos digitales”.
• Que la prestación de los servicios de los archivos universitarios sí podría tener una potencial dimensión 2.0 en cuanto al acceso y difusión de los fondos históricos.
• Que, hasta el momento, es la visibilidad del Archivo Universitario (uno de los principales objetivos del Plan Estratégico de la CAU) como institución, la mayor ventaja que ofrece la Web 2.0., junto la posibilidad de comunicarse con otros archivos y profesionales del gremio para intercambiar conocimientos, colaborar o aclarar dudas.
• Que los archivos universitarios están en condiciones de asumir este tipo de proyectos cuando disponen de medios, pero que es necesario una mayor confianza en la Web 2.0 como herramienta o plataforma de trabajo.
• Que el archivo 2.0 tiene futuro, pero no hay que perder de vista que la web 3.0 ya ha hecho su aparición con todo lo que conlleva en cuanto al uso de metadatos, etiquetas, tags, etc., que permitirá al usuario 2.0 consultar nuestros fondos accesibles con total precisión, y sin apenas encontrar ruido documental en las búsquedas, por lo que hay que actuar sin demora.

El término Web 2.0 está asociado a aplicaciones web que facilitan el compartir información, la interoperabilidad, el diseño centrado en el usuario y la colaboración en la World Wide Web. Un sitio Web 2.0 permite a los usuarios interactuar y colaborar entre sí como creadores de contenido generado por usuarios en una comunidad virtual.

Pero… ¿en qué situación se encuentra el país en cuanto a tecnologías y acceso a la información a través de Internet?. En el siguiente vídeo: “La Sociedad de la Información en España 2011” lo podremos ver:

Del vídeo compartido anteriormente podemos destacar los siguientes datos y que nos darán un baremo de a quién hay que dirigirnos o quién está esperando para que aparezca en el panorama 2.0 el mundo de los archivos:

• España: 47 millones de habitantes, de los cuales el 67,1 es internauta.
• La penetración de Internet entre las personas de 45 a 54 años es de un 65%.
• El 71,4% de los internautas accede a diario a la red.
• La media europea de acceso a Internet a través del móvil es de un 11%… en España de un 20%.
• El 63,9% de los hogares en España tiene acceso a la red.
• El smartphone ha superado al PC como terminal inteligente más vendido del mundo.
• En España, los smartphones suponen un 46,3% del total de terminales.
• El 50% de los estudiantes y el 48% de los jóvenes profesionales consideran internet un recurso vital como el aire, el agua, la comida o la vivienda.
• La e-Administración se configura como una fuente de generación de riqueza. Entre 550 y 650 millones.

Digamos que con la llegada de la web 2.0 hay una serie de cambios en la manera de crear los contenidos, de la información que se comparte, de los propios sitios que soportan esa información, así como de los conocimientos informáticos necesarios para emprender una aventura online con nuestro archivo. También es importante destacar que la función principal cambia totalmente: paso de la difusión de la información a la generación y difusión (compartir) de la infamación.

Lo que debemos tener claro es que en la denominada 2.0 nos vamos a encontrar con las siguientes cualidades o características:

• Un mundo virtual bastante real: todo lo que hagamos en nuestras redes tendrá una repercusión en nuestra vida offline.
• Todo el mundo está conectado a través de 6 grados de separación: lo que quiere decir que el dicho “el mundo es un pañuelo” toma parte de su máximo apogeo con la llegada de las redes sociales.
• Comunicación bidireccional: los usuarios ya no esperan las comunicaciones de las organizaciones, sino que contestan a las mismas y esperan una nueva respuesta. Comunicación con el usuario de tú a tú.
• Velocidad en las comunicaciones: el usuario final espera una respuesta rápida, ágil y precisa sobre cualquier cuestión que nos plantee.
• Democratización del usuario: el usuario tiene voz y voto a través de las redes y medios online.
• Inteligencia colectiva a distancia: la unión entre personas se hace consistente y con ello el poder de decisión de las masas.

Ahora la tendencia está en las redes sociales y la posibilidad de compartir contenidos con nuestros usuarios a través de Internet, pero no hay que perder de vista otras herramientas que van a acercarnos más a nuestros usuarios y así poder brindar a estos mayor y mejores formas de interacción con los archivos y los profesionales del sector. Estoy hablando de los siguientes pasos:

• Geoposicionamiento de nuestras instalaciones y lugares históricos de interés para nuestros usuarios.
• Creación de aplicaciones móviles para facilitar al usuario el acceso a nuestros fondos.
• Códigos QR. Facilitar a nuestros usuarios el acceso a una información extra de los documentos a través de su dispositivo móvil.
• Realidad aumentada. Interactuar (jugar) con nuestros usuarios a través de la realidad aumentada tanto en los documentos como en las instalaciones.

Un buen espejo al que mirarse en cuanto a todos estos pasos “hacía el futuro” (un futuro bastante cercano) es el trabajo que realiza Julio Cerdá con el Archivo de Arganda.

Para finalizar me gustaría lanzar las siguientes conclusiones o recomendaciones sobre la presencia 2.0 de los archivos (como organización) y de los archiveros (como profesionales). Vamos con ellas:

• Parte de nuestro público está en la 2.0… ¡Vamos a interactuar con ellos de tú a tú!
• Estar en la 2.0 nos llevará tiempo y dinero, pero ante esto: ilusión, imaginación y creatividad.
• Antes de lanzarnos a la aventura 2.0 deberemos realizar un plan de actuación de nuestra presencia en las redes.
• ¡Atención a los derechos de reproducción, seguridad y difusión de los documentos!… puede que no todo pueda ser compartido en público.
• Fijarnos en qué hacen otros sectores, aprender de ellos, escuchar lo que dicen… y sobre todo lanzarnos.