Las bibliotecas, archivos y centros de documentación cumplen una función crucial en nuestra sociedad, garantizando que la información y el conocimiento estén disponibles y sean accesibles para la ciudadanía. Además de tratarse de recursos informativos, estos espacios representan un importante núcleo social y cultural que fortalece nuestra comprensión colectiva del mundo. Ahora bien, ¿cómo garantizan su máxima eficacia, fiabilidad y sostenibilidad? Para asegurar su eficacia y funcionalidad existen las normas UNE (Una Norma Española), un conjunto de reglas y directrices que establecen las buenas prácticas y los estándares de calidad.
Las normas UNE no son meras reglas y pautas, son un compendio de directrices meticulosamente diseñadas que determinan las mejores prácticas y los estándares de calidad en diversas áreas de funcionamiento. Su implementación permite a las bibliotecas, archivos y centros de documentación cumplir de manera más eficiente y efectiva sus importantes funciones. Además, estas normas contribuyen a la mejora continua de los servicios, aseguran la coherencia en la gestión de los recursos documentales y fomentan la accesibilidad y la igualdad en el acceso a la información para toda la ciudadanía. Sin duda, su adopción e implementación se traduce en una notable optimización de la gestión y del servicio al público.
Las normas UNE, elaboradas por el Comité Técnico de Normalización de la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR), son un conjunto de directrices técnicas que establecen las características, requisitos y métodos de ensayo en diversos campos tecnológicos. AENOR, una organización privada sin ánimo de lucro, tiene como objetivo promover la normalización y la mejora de la calidad en España. Si bien las normas UNE son voluntarias y no obligatorias, su cumplimiento puede ser requerido por ley o demandado por el mercado en determinados casos. Además, acatar estas normas puede ser una eficaz manera de demostrar la calidad de los productos o servicios que las empresas ofrecen.
Sin intención de ser exhaustivo, he recopilado más de 50 normas UNE que están relacionadas con la normalización de prácticas y técnicas en bibliotecas, centros de documentación e información, edición, archivos, gestión de documentos, servicios de indexación y resúmenes, y ciencias de la información. Todas ellas han sido elaboradas por el Comité CTN 50 – Documentación y están vigentes. Algunas de estas normas ofrecen la posibilidad de descargar gratuitamente un extracto (descargar la norma entera tiene un precio), mientras que en otras solo muestra el título al no tener disponible dicho extracto. Consciente de que esta recopilación puede ser susceptible de cambios y mejoras, espero que sea de ayuda para cualquier profesional interesado en explorar el mundo de las normas UNE en este sector. Antes de continuar, comentar que es fácil meter la pata con esta vorágine normativa, así que espero vuestros comentarios constructivos en el caso de haber cometido alguna (o varias) equivocaciones. Todo lo que sea mejorar y afinar el listado, será bueno para la comunidad profesional.
Normas UNE para impulsar eficacia y excelencia en bibliotecas, archivos y centros de documentación
Normas UNE para bibliotecas y mundo del libro
UNE 50120:1992
Documentación. Títulos en los lomos de los libros y otras publicaciones.
UNE 50129:1994
Información y documentación. Hojas preliminares de los libros.
UNE 50134:1994
Documentación. Reglas para la abreviación de los títulos y de las palabras contenidas en los títulos de las publicaciones.
UNE 50137:2000/1M:2005
Información y documentación. Indicadores de rendimiento bibliotecario.
Esta norma es aplicable a cualquier tipo de biblioteca. Las limitaciones sobre la utilidad de los indicadores de rendimiento específicos se enumeran en el apartado correspondiente a la descripción de cada indicador (véase el anexo B).
Los indicadores pueden utilizarse para comparar la evolución de una biblioteca a lo largo del tiempo. También pueden utilizarse para efectuar comparaciones entre bibliotecas, pero en este último caso han de extremarse las precauciones, no olvidando nunca las diferencias de estatus existentes entre las bibliotecas objeto de la comparación, asegurándose de la correcta comprensión de los indicadores utilizados, y efectuando una cuidadosa interpretación de los datos. (véase 5.3.5).
Esta norma no incluye indicadores para la evaluación del impacto de las bibliotecas en las personas o en la sociedad.
No se especifican indicadores de rendimiento para todos los servicios, actividades y usos de los recursos de la biblioteca, bien porque tales indicadores no estuvieran aún propuestos y probados en el momento de la formulación de esta norma, o porque no cumplieran los criterios especificados (véase 4.2).
Esta norma no pretende excluir la utilización de indicadores de rendimiento no especificados en ella (véase el capítulo 6).
A lo largo del texto, las denominaciones de los indicadores aparecen con la primera letra de cada una de las palabras significativas en mayúscula, para distinguirlas del resto del texto, por ejemplo Visitas a la Biblioteca per Cápita.
UNE-EN 62571:2011 (Ratificada)
Formato de fichero para audio-libros digitales y requisitos para la reproducción (Ratificada por AENOR en octubre de 2012.)
UNE-ISO 2789:2014
Información y documentación. Estadísticas internacionales de bibliotecas.
Esta norma internacional ofrece a las bibliotecas y servicios de información unas directrices para la recogida y presentación de datos estadísticos:
– para su presentación a nivel internacional;
– para asegurar la conformidad entre los países sobre aquellas medidas estadísticas que los responsables de las bibliotecas usan con frecuencia pero que no son adecuadas para su presentación a nivel internacional;
– para fomentar las buenas prácticas en el uso de los datos estadísticos de cara a la gestión de las bibliotecas y servicios de información.
UNE 50001:2015
CDU. Clasificación Decimal Universal.
UNE-ISO 2108:2018
Información y documentación. Número normalizado internacional del libro (ISBN).
Este documento establece las especificaciones para el Número normalizado internacional del libro (ISBN, International Standard Book Number) como único sistema de identificación internacional para cada formato de producto o edición de una monografía, disponible de forma diferenciada, publicada o producida por un editor específico, que está disponible para el público. Se especifican la construcción de un ISBN, las reglas para su asignación y su uso, los metadatos que se asocian con la asignación del ISBN, y la administración del sistema ISBN.
Este documento es aplicable a las publicaciones monográficas (libros), no a las obras textuales (contenido). Las publicaciones monográficas incluyen secciones individuales o capítulos cuando éstos están disponibles por separado y ciertos tipos de productos relacionados con ellos que están a disposición del público independientemente de que esas publicaciones estén disponibles a la venta o de manera gratuita. En el anexo A se dan ejemplos de los productos a los que se aplicará, y de los productos a los que no se aplicará.
UNE 153102:2018 EX
Guía en Lectura Fácil para validadores de documentos.
Normas UNE para bibliotecas y archivos
UNE 50131:1996
Documentación. Directorios de bibliotecas, archivos, centros de información y documentación y sus bases de datos.
UNE 50137:2000
Información y documentación. Indicadores de rendimiento bibliotecario.
Esta norma es aplicable a cualquier tipo de biblioteca. Las limitaciones sobre la utilidad de los indicadores de rendimiento específicos se enumeran en el apartado correspondiente a la descripción de cada indicador (véase el anexo B).
Los indicadores pueden utilizarse para comparar la evolución de una biblioteca a lo largo del tiempo. También pueden utilizarse para efectuar comparaciones entre bibliotecas, pero en este último caso han de extremarse las precauciones, no olvidando nunca las diferencias de estatus existentes entre las bibliotecas objeto de la comparación, asegurándose de la correcta comprensión de los indicadores utilizados, y efectuando una cuidadosa interpretación de los datos. (véase 5.3.5).
Esta norma no incluye indicadores para la evaluación del impacto de las bibliotecas en las personas o en la sociedad.
No se especifican indicadores de rendimiento para todos los servicios, actividades y usos de los recursos de la biblioteca, bien porque tales indicadores no estuvieran aún propuestos y probados en el momento de la formulación de esta norma, o porque no cumplieran los criterios especificados (véase 4.2).
Esta norma no pretende excluir la utilización de indicadores de rendimiento no especificados en ella (véase el capítulo 6).
A lo largo del texto, las denominaciones de los indicadores aparecen con la primera letra de cada una de las palabras significativas en mayúscula, para distinguirlas del resto del texto, por ejemplo Visitas a la Biblioteca per Cápita.
UNE 50137:2000/1M:2005
Información y documentación. Indicadores de rendimiento bibliotecario.
UNE-ISO 19005-1:2008
Gestión de documentos. Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).
Esta parte de la Norma ISO 19005 específica cómo se usa el Formato de Documento Portátil (PDF) 1.4 para la conservación a largo plazo de documentos electrónicos. Este formato se aplica a documentos que contienen datos de carácter, rasterizados y vectoriales.
Esta parte de la Norma ISO 19005 no se aplica a:
− procesos específicos para la conversión de documentos de papel o electrónicos al formato PDF/A;
− diseños técnicos específicos, interfaces de usuario, puestas en práctica o detalles operativos de la representación gráfica;
− métodos físicos específicos de almacenamiento de estos documentos como medios o condiciones de almacenamiento;
− hardware de ordenador y/o sistemas operativos requeridos.
UNE-ISO 14416:2013
Información y documentación. Requisitos para la encuadernación de libros, publicaciones periódicas, publicaciones seriadas y otros documentos en papel para la utilización en archivos y bibliotecas. Métodos y ensayos.
Esta norma internacional se aplica a la encuadernación de libros, periódicos, publicaciones seriadas y documentos de archivo que presentan requisitos especiales para la permanencia y durabilidad. El uso, así como el desgaste y la rotura de documentos de bibliotecas y archivos, varía de unos a otros. La elección del método de encuadernación debería relacionarse por tanto con los requisitos apropiados de una biblioteca o archivo determinado. La calidad así como el precio de la encuadernación dependen de esta elección.
La norma se aplica a los siguientes procedimientos generales:
– Encuadernación por primera vez en tapa dura de materiales publicados y no publicados y otros documentos que necesitan este tipo de protección.
– Reencuadernación en tapa dura de series monográficas y otros documentos.
Esta norma no va dirigida a la encuadernación de volúmenes identificados por un cliente como de alto valor histórico o artístico o para cualquier tipo de volumen que, debido a sus características físicas, no pueda o no debería ser encuadernado según esta norma internacional. Se deberían considerar separadamente tratamientos especiales para esos casos.
UNE-ISO 2789:2014
Información y documentación. Estadísticas internacionales de bibliotecas.
Esta norma internacional ofrece a las bibliotecas y servicios de información unas directrices para la recogida y presentación de datos estadísticos:
– para su presentación a nivel internacional;
– para asegurar la conformidad entre los países sobre aquellas medidas estadísticas que los responsables de las bibliotecas usan con frecuencia pero que no son adecuadas para su presentación a nivel internacional;
– para fomentar las buenas prácticas en el uso de los datos estadísticos de cara a la gestión de las bibliotecas y servicios de información.
UNE-ISO 14641-1:2015
Archivo electrónico. Parte 1: Especificaciones para el diseño y funcionamiento de un sistema de información para la preservación de información digital.
Esta parte de la Norma ISO 14641 ofrece un conjunto de especificaciones técnicas y políticas organizativas para implementar la captura, el almacenamiento y acceso de documentos electrónicos. Esto asegura la legibilidad, integridad y trazabilidad de los documentos durante el tiempo de su preservación.
Esta parte de la Norma ISO 14641 es aplicable a documentos electrónicos resultantes de:
– la digitalización de papel original o documentos microfilmados;
– la conversión de audio analógico o contenido de video;
– la creación “nativa” en una aplicación de sistema de información; u
– otras fuentes que crean contenido digital, como mapas bi- o tridimensional, dibujos o diseños, audio/video digital, e imágenes médicas digitales.
UNE-ISO 14721:2015
Sistemas de transferencia de datos e información espaciales. Sistema abierto de información de archivo (OAIS). Modelo de referencia.
Esta norma internacional define el modelo de referencia para un sistema abierto de información de archivo (OAIS). Un OAIS es un archivo, que una organización opera, que puede formar parte de una organización más amplia, de personas y sistemas, que ha aceptado la responsabilidad de conservar información y mantenerla disponible para una comunidad específica. Cumple una serie de responsabilidades como las que se definen en esta norma internacional, y esto conlleva que un Archivo OAIS se diferencie de otros usos del término “archivo”. El término “abierto” en OAIS se utiliza para indicar que tanto esta norma internacional, como las futuras normas internacionales relacionadas, sean desarrolladas en foros abiertos, aunque ello no significa que el acceso al Archivo sea sin restricciones.
UNE-ISO 2108:2018
Información y documentación. Número normalizado internacional del libro (ISBN).
Este documento establece las especificaciones para el Número normalizado internacional del libro (ISBN, International Standard Book Number) como único sistema de identificación internacional para cada formato de producto o edición de una monografía, disponible de forma diferenciada, publicada o producida por un editor específico, que está disponible para el público. Se especifican la construcción de un ISBN, las reglas para su asignación y su uso, los metadatos que se asocian con la asignación del ISBN, y la administración del sistema ISBN.
Este documento es aplicable a las publicaciones monográficas (libros), no a las obras textuales (contenido). Las publicaciones monográficas incluyen secciones individuales o capítulos cuando éstos están disponibles por separado y ciertos tipos de productos relacionados con ellos que están a disposición del público independientemente de que esas publicaciones estén disponibles a la venta o de manera gratuita. En el anexo A se dan ejemplos de los productos a los que se aplicará, y de los productos a los que no se aplicará.
Normas UNE para publicaciones periódicas, tesis y traducciones
UNE 50101:1990
Documentación. Presentación de las publicaciones periódicas.
UNE 50110:1990
Documentación. Sumario de las publicaciones periódicas.
UNE 50112:1992
Documentación. Páginas de resúmenes en las publicaciones periódicas.
UNE 50126:1994
Documentación. Presentación de los títulos de las series.
UNE 50133:1994
Documentación. Presentación de artículos en publicaciones periódicas y en serie.
UNE 50128:1994
Documentación. Presentación de traducciones.
UNE 50136:1997
Documentación. Presentación de tesis y documentos similares.
UNE 50136:1998 ERRATUM
Documentación. Presentación de tesis y documentos similares.
UNE-ISO 3297:2008
Información y documentación. Número internacional normalizado de publicaciones en serie (ISSN).
Esta norma internacional define y promueve el uso de un código normalizado (ISSN) para la identificación unívoca de publicaciones seriadas y otros recursos continuados.
Cada Número Internacional Normalizado de Publicaciones seriadas (ISSN) es un identificador único para una publicación seriada y otros recursos continuados específicos en un medio definido. Esta norma internacional también define un mecanismo, el “enlace ISSN (ISSN-L)” que proporciona enlaces entre las diferentes versiones publicadas en diferentes medios de un mismo recurso continuado.
El ISSN es aplicable a publicaciones seriadas y otros recursos continuados tanto si son del pasado, del presente o que serán publicados en un futuro previsible, en cualquier medio de publicación o producción.
Monografías, registros de sonido y vídeo, publicaciones musicales impresas y trabajos audiovisuales y musicales tienen su propio sistema numérico y no se mencionan de manera específica en esta norma internacional. Tales productos pueden llevar un ISSN además de su propio número normalizado cuando formen parte de un recurso continuado.
El Manual del ISSN proporciona una guía operativa más detallada para esta norma internacional (véase capítulo 11).
Normas UNE para la gestión documental
UNE 50121:1991
Documentación. Métodos para el análisis de documentos, determinación de su contenido y selección de los términos de indización.
UNE 50132:1994
Documentación. Numeración de las divisiones y subdivisiones en los documentos escritos.
UNE-ISO 17933:2006
GEDI. Intercambio de documentos electrónicos genérico. (ISO 17933:2000)
Esta norma internacional especifica un formato para el intercambio de copias de documentos electrónicos entre sistemas informáticos. El formato incluye la definición de una cabecera GEDI que contendrá información sobre el solicitante, el proveedor y el formato del documento y la información bibliográfica más relevante.
Esta norma internacional es aplicable a sistemas informáticos que apoyen aplicaciones de transmisión de documento y préstamos interbibliotecario.
UNE-ISO/TR 18492:2008 IN
Conservación a largo plazo de la información basada en documentos.
Este informe técnico proporciona guía práctica metodológica para la conservación y recuperación a largo plazo de la información electrónica auténtica basada en documentos, cuando el periodo de conservación excede la expectativa de vida de la tecnología (hardware y software) utilizada para crear y mantener la información.
Toma en cuenta el rol de las normas de tecnología de la información tecnológicamente neutras en el soporte del acceso a largo plazo. Esta guía también reconoce que para asegurar la conservación y recuperación a largo plazo de información electrónica auténtica basada en documentos, deberÌa implicar a especialistas en TI, gestores de documentos y archiveros.
No cubre los procesos para la creación, captura y clasificación de información electrónica auténtica basada en documentos.
Este informe técnico se aplica a todas las formas de información generada por los sistemas de información y guardada como evidencia de transacciones y actividades de gestión.
UNE-ISO/TR 26122:2008 IN
Información y documentación. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos.
Este informe técnico ofrece orientaciones sobre el análisis de los procesos de trabajo desde el punto de vista de la creación, incorporación y control de documentos.
Identifica dos tipos de análisis denominados:
a) análisis funcional (la descomposición de funciones en procesos); y
b) análisis secuencial (el estudio del flujo de operaciones).
Cada análisis requiere de un adecuado estudio preliminar del contexto (es decir, del marco reglamentario). Cada uno de los componentes de este análisis se puede usar en combinaciones diversas y en un orden diferente del que se describe aquí, según las características, las dimensiones y la finalidad del proyecto para el que se hace el análisis. También se incluyen orientaciones en forma de listas de preguntas/cuestiones útiles para cada elemento del análisis.
El informe técnico describe una aplicación práctica de la teoría expuesta en la Norma ISO 15489. Por este motivo, no depende de la tecnología (es decir, se puede aplicar independientemente del entorno tecnológico), aunque también puede utilizarse para evaluar la adecuación de las herramientas tecnológicas que facilitan los procesos de trabajo de una organización.
Este documento se centra en procesos de trabajo ya existentes más que en la optimización de flujos de trabajo o la implantación de herramientas de “workflow” (es decir, la automatización de un proceso -totalmente o en parte- durante el cual los documentos, la información o las tareas pasan de un participante a otro para desarrollar una actividad, de acuerdo con un conjunto de reglas de procedimiento) que se especifican en la Referencia [1] de la bibliografía.
UNE-ISO 22310:2010
Información y documentación. Directrices para los redactores de normas para el establecimiento de los requisitos de la gestión de documentos en las normas.
Esta norma internacional permite la adecuada incorporación de los requisitos de los documentos en otras normas, según las Normas ISO 15489 e ISO 23081-1 y el Informe Técnico ISO/TR 15489-2, que son aplicables a todas las normas que requieren la creación y la conservación de los documentos. También subraya los diferentes elementos que deben tenerse en consideración como componentes de una amplia estructura de gestión de documentos.
Esta guía completa los procedimientos de trabajo técnico y la metodología para el desarrollo de las normas internacionales establecidos por las Directivas ISO/IEC.
Esta norma internacional está destinada a ser utilizada por todos los comités de ISO que están involucrados en el desarrollo de requisitos de gestión de documentos o de documentación en las normas. También puede ser utilizada por organizaciones a nivel internacional, regional o nacional, que desarrollan normas, pero que no pertenecen a ISO, que están considerando o están desarrollando requisitos de gestión de documentos en normas y/o documentos parecidos.
UNE-ISO/TR 13028:2011 IN
Información y documentación. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos.
Este informe técnico:
− establece directrices para la creación y el mantenimiento de documentos digitalizados que se obtienen de documentos originales en papel u otros soportes no digitales;
− establece directrices sobre buenas prácticas en el proceso de digitalización con para asegurar la veracidad y fiabilidad de los documentos digitalizados, y permitir la consideración de la eliminación de los documentos originales;
− establece directrices sobre buenas prácticas para la veracidad de los documentos digitalizados en lo que afecta a la validez jurídica y su peso como prueba;
− establece directrices sobre buenas prácticas para el acceso a los documentos digitalizados durante el tiempo que se necesiten;
− especifica estrategias para la creación de documentos digitalizados aptos para su conservación a largo plazo;
− establece directrices sobre buenas prácticas para la gestión de los documentos originales tras su digitalización.
Este informe técnico se aplica en el diseño y realización de un proceso de digitalización responsable por parte de todas las organizaciones que la lleven a cabo, tanto en la digitalización durante los procesos de trabajo, como en proyectos de digitalización de documentos ya existentes, con la finalidad de gestionar documentos, tal como se estipula en la Norma ISO 15489-1:2001, y en el Informe Técnico ISO/TR 15801:2009.
UNE-ISO/TR 23081-3:2012 IN
(Versión corregida en fecha 2017-10-25) Información y documentación. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 3: Método de auto-evaluación.
Este informe técnico proporciona una guía para dirigir una auto-evaluación de metadatos sobre los documentos en relación con la definición, captura y control de los documentos.
La auto-evaluación ayuda a:
a) identificar el estado actual de la captura de metadatos y gestión en o entre las organizaciones;
b) identificar prioridades sobre en qué trabajar y cuándo;
c) identificar requerimientos clave de las Normas ISO 23081-1:2011 e ISO 23081-2:2011;
d) evaluar el progreso en el desarrollo de la estructura de metadatos para la implementación de los proyectos y sistemas específicos;
e) evaluar el sistema y la preparación del proyecto (pasar a la fase siguiente en un sistema o proyecto) cuando se incluye la funcionalidad de metadatos sobre los documentos en un sistema. Una evaluación de los metadatos sobre los documentos proporciona la preparación para las etapas clave de inicio del proyecto hasta la fase de implementación/mantenimiento.
UNE-ISO 13008:2013
Información y documentación. Proceso de migración y conversión de documentos electrónicos.
Esta norma internacional especifica las cuestiones relativas a la planificación, los requisitos y los procedimientos para la conversión y/o la migración de documentos electrónicos (que incluyen objetos digitales más metadatos) con el fin de preservar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de cada documento como evidencia de los procesos de negocio. Estos documentos electrónicos pueden estar activos o en un repositorio.
Estos procedimientos no incluyen:
– los sistemas de copia de seguridad;
– la preservación de documentos electrónicos;
– las funcionalidades de los repositorios digitales de confianza;
– el proceso de convertir formatos analógicos a digitales y viceversa.
UNE-ISO 999:2014
Información y documentación. Directrices sobre el contenido, la organización y presentación de índices.
Esta norma internacional ofrece directrices para el contenido, estructura y presentación de índices.
Esta norma internacional se aplica a los índices de libros (incluidos trabajos de ficción), publicaciones periódicas, informes, patentes, otros documentos escritos o impresos y también a materiales no impresos, tales como documentos electrónicos, películas, grabaciones de audio, grabaciones de vídeo, materiales gráficos, mapas y objetos tridimensionales.
Esta norma internacional trata de los principios y prácticas básicas de indización más que de los procedimientos de indización específicos que varían de acuerdo con el tipo de materia indizada y los usuarios a los que se destina el índice. Por lo tanto, los ejemplos que se ofrecen, puntuación incluida, son ilustrativos y no prescriptivos.
Esta norma internacional trata la selección, forma y ordenación de los encabezamientos y subencabezamientos utilizados en las entradas del índice una vez que se han determinado las materias de indización. (Para el análisis de los documentos y la selección de las materias de indización, véase la Norma ISO 5963. Para la construcción de tesauros monolingües, que pueden ayudar en la selección de los términos de indización, véase la Norma ISO 2788).
UNE-ISO/TR 18128:2014 IN
(Versión corregida en fecha 2014-10-22) Información y documentación. Apreciación del riesgo en procesos y sistemas de gestión documental.
Este informe técnico está dirigido a asistir a las organizaciones en la apreciación de los riesgos relacionados con los sistemas y procesos de gestión documental, de manera que se pueda asegurar que los documentos continúan satisfaciendo las necesidades de la organización durante todo el tiempo que sea requerido.
El informe:
a) establece un método de análisis para identificar los riesgos relacionados con los procesos y sistemas de gestión documental;
b) proporciona un método de análisis de los potenciales efectos de eventos adversos sobre los procesos y sistemas de gestión documental;
c) proporciona directrices para conducir la apreciación de los riesgos relacionados con los procesos y sistemas de gestión documental;
d) proporciona directrices para documentar los riesgos apreciados en preparación para la mitigación.
UNE-ISO 30302:2015
Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Guía de implantación.
Esta norma internacional proporciona una guía para la implementación de un Sistema de Gestión para los Documentos (SGD) en concordancia con la Norma ISO 30301. Esta norma internacional está destinada a utilizarse conjuntamente con las Normas ISO 30300 e ISO 30301.
Esta norma internacional no modifica y/o reduce los requisitos de la Norma ISO 30301. Describe las actividades a llevar a cabo cuando se diseña e implementa un SGD. Esta norma internacional está destinada a utilizarse por las organizaciones que implementen un SGD. Es aplicable a todo tipo de organizaciones (por ejemplo empresas comerciales, agencias gubernamentales, organizaciones sin ánimo de lucro) de cualquier tamaño.
UNE-ISO 15489-1:2016
Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Conceptos y principios.
Esta parte de Norma ISO 15489 define los conceptos y principios desde los que desarrollar los enfoques para la creación, captura y gestión de documentos. Esta parte de Norma ISO 15489 describe conceptos y principios relativos a:
a) los documentos, los metadatos de gestión de documentos y los sistemas de gestión documental;
b) las políticas, la asignación de responsabilidades, la supervisión y la formación como apoyo a la gestión efectiva de documentos;
c) el análisis recurrente del contexto de la organización y la identificación de los requisitos de gestión de documentos;
d) los instrumentos de gestión de documentos;
e) los procesos para crear, capturar y gestionar documentos.
Esta parte de Norma ISO 15489 se aplica a la creación, captura y gestión de los documentos a lo largo del tiempo, independientemente de su formato o estructura, en cualquier tipo de entorno organizativo y tecnológico.
UNE-ISO 16363:2017
Sistemas de transferencia de información y datos espaciales. Auditoría y certificación de repositorios digitales de confianza.
La norma internacional define una práctica recomendada para evaluar la confianza de los repositorios digitales. Es aplicable a la gama completa de repositorios digitales. Esta norma internacional puede usarse como base para la certificación.
UNE-ISO 23081-1:2018
Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 1: Principios.
Este documento aborda los principios que sustentan y rigen los metadatos para la gestión de documentos. Dichos principios se aplican a lo largo del tiempo a:
– los documentos y sus metadatos;
– todos los procesos que les afectan;
– cualquier sistema en el que residan;
– cualquier organización responsable de su gestión.
UNE-ISO/TR 15801:2019 IN
Gestión de documentos. Información almacenada electrónicamente. Recomendaciones sobre confiabilidad y fiabilidad.
Este documento describe la implementación y manejo de los sistemas de gestión de información que almacenan y ponen a disposición para su uso información almacenada electrónicamente (IAE) de forma íntegra y fiable. Esta IAE puede ser de cualquier tipo, incluida información “basada en páginas”, información en bases de datos e información en audio/video.
Este documento es para uso de cualquier organización que utilice sistemas para almacenar IAE de confianza a lo largo del tiempo. Estos sistemas incorporan requisitos de políticas, procedimientos, tecnología y auditoría que aseguren que se mantiene la integridad de la IAE.
Este documento no aborda procesos utilizados para evaluar si la IAE se puede considerar de confianza antes de ser almacenada o importada al sistema. Se puede utilizar, sin embargo, para demostrar que, una vez que la información electrónica está almacenada, la salida del sistema será una reproducción cierta y adecuada de la IAE creada y/o importada.
UNE-ISO 30301:2019
Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos.
Este documento especifica los requisitos a cumplir por un sistema de gestión para los documentos (SGD) con el fin de apoyar a una organización en la consecución de sus fines, misión, estrategia y metas. Trata del desarrollo y la implementación de una política y objetivos de la gestión de documentos y facilita información sobre la medición y seguimiento de sus resultados.
Un SGD se puede establecer en una organización o en varias que comparten actividades de negocio. A lo largo de este documento el término “organización” no está limitado a una organización única, sino que incluye otros tipos de estructuras organizativas.
Este documento es aplicable a cualquier organización que desee:
– establecer, implementar, mantener y mejorar un SGD como apoyo de sus actividades;
– asegurarse a sí misma la conformidad con su política de gestión documental establecida; y
– demostrar la conformidad con esta norma internacional mediante:
a) la realización de una autoevaluación y una autodeclaración, o
b) la confirmación de su autodeclaración por una parte externa a la organización, o
c) la certificación de su SGD por una organización externa.
UNE-ISO 17068:2020
Información y documentación. Repositorio de tercero de confianza para documentos electrónicos.
Este documento especifica requisitos de los RTC para apoyar el servicio de custodia autorizada, para salvaguardar la probable integridad y la autenticidad de los documentos electrónicos de los clientes y para servir como una fuente de prueba confiable.
Este documento es aplicable a servicios de depósito o de repositorio para documentos electrónicos como fuente probatoria durante el tiempo de conservación obligada, tanto en el sector público como en el privado.
Este documento tiene la limitación de que la custodia autorizada de los documentos conservados se produce únicamente entre el RTC y el cliente.
UNE-ISO 16175-1:2021
Información y documentación. Procesos y requisitos funcionales para software para la gestión de documentos. Parte 1: Requisitos funcionales y directrices asociadas para cualquier aplicación que gestione documentos electrónicos.
Este documento proporciona modelos, requisitos funcionales de alto nivel y directrices asociadas para aplicaciones de software destinadas a la gestión de documentos electrónicos (incluidas las copias digitales de documentos analógicos), ya sea este el propósito principal de la aplicación o una parte de una aplicación dedicada principalmente a otras funciones y procesos de negocio.
UNE-ISO/TS 16175-2:2021
Información y documentación. Procesos y requisitos funcionales para software para la gestión de documentos. Parte 2: Guía para la selección, diseño, implementación y mantenimiento de software para la gestión de documentos.
Este documento proporciona unas directrices para la toma de decisiones y los procesos asociados con la selección del diseño, implementación y mantenimiento del software de gestión de documentos, de acuerdo con los principios especificados en la Norma ISO 15489-1.
Este documento es aplicable a todo tipo de sistema de gestión documental soportado por un software, incluidos los documentos en formato papel administrados por un software, pero está particularmente enfocado a aquellos softwares para la gestión de documentos electrónicos. Este documento proporciona orientación a los profesionales de la gestión de documentos con cargos orientados a la selección, el diseño, la implementación y el mantenimiento de sistemas para la gestión de documentos utilizando una variedad de software. También puede proporcionar apoyo a los profesionales de TI, como arquitectos/diseñadores de soluciones, responsables de adquisición de TI, analistas de negocio, propietarios de negocio y desarrolladores y probadores de software que buscan comprender los requisitos de gestión de documentos.
UNE-ISO/TR 21946:2021 IN
Información y documentación. Identificación y valoración para gestionar los documentos.
Este documento proporciona una guía sobre la forma de llevar a cabo la identificación y valoración para gestionar los documentos, y describe algunos productos y resultados que pueden lograrse utilizando los resultados de la identificación y valoración. Como tal, describe una aplicación práctica del concepto de identificación y valoración esbozado en la Norma ISO 15489-1:2016.
Este documento:
a) enumera algunos de los objetivos principales de la identificación y valoración;
b) describe la importancia de establecer el alcance de la identificación y valoración;
c) explica cómo analizar las funciones de la organización y favorecer la comprensión de su contexto;
d) explica cómo identificar los requisitos de gestión de los documentos;
e) describe las relaciones entre los requisitos de gestión de documentos, las funciones de la organización y los procesos de trabajo;
f) explica cómo usar el análisis de riesgos para tomar decisiones relativas a la gestión de los documentos;
g) enumera distintas opciones para documentar los resultados de la identificación y valoración;
h) describe posibles usos de los resultados de la identificación y valoración; y
i) explica la importancia del seguimiento y revisión de la ejecución de las decisiones de identificación y valoración.
Esta norma puede utilizarse por cualquier organización, independientemente de su tamaño, de la naturaleza de sus actividades y de la complejidad de su estructura y funciones.
UNE-ISO/TR 21965:2021 IN
Información y documentación. Gestión de documentos en la arquitectura empresarial.
El informe técnico proporciona un lenguaje común que integra las preocupaciones y requisitos de la gestión de documentos en la arquitectura empresarial con la doble meta de construir un consenso – entre responsables de la gestión de documentos, arquitectos empresariales y arquitectos de soluciones, y – entre los ámbitos de la gestión de documentos, la arquitectura empresarial y la arquitectura de soluciones.
Este documento proporciona un punto de vista de la gestión de documentos, con los principios arquitectónicos y las correspondientes vistas arquitectónicas sobre los documentos. Explica la gestión de documentos a los arquitectos empresariales y otros profesionales relacionados, para que puedan lograr la competencia necesaria para apoyar iniciativas de colaboración.
UNE-ISO/TR 22428-1:2021 IN
Gestión de documentos en entornos de computación en la nube. Parte 1: Cuestiones y consideraciones.
Este documento presenta un modelo para la gestión de documentos en la nube y describe los riesgos y cuestiones que los gestores de documentos consideran antes de adoptar los servicios en la nube para la gestión de documentos. Dicho modelo incluye un modelo de partes interesadas, procesos, metadatos, arquitectura y casos de uso. Los riesgos y cuestiones se clasifican en aquellos que se originan en los servicios en la nube internamente y aquellos que se originan en los servicios en la nube externamente. Los riesgos internos están asociados con los servicios, los sistemas y las partes interesadas en la nube. Los riesgos y cuestiones externos pueden ocurrir en el contexto social y legal en el que operan los servicios en la nube.
UNE-ISO 23081-2:2021
Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos conceptuales y de implementación.
Este documento proporciona un marco para definir elementos de metadatos consistentes con los principios y las consideraciones de implementación descritas en la Norma ISO 23081-1. Su propósito es:
a) permitir la descripción normalizada de los documentos y de las entidades contextuales esenciales;
b) proporcionar un entendimiento común de niveles fijos de agrupación que permitan la interoperabilidad entre sistemas corporativos con respecto a los documentos, y a la información relativa a los mismos;
c) permitir la normalización y la reutilización de los metadatos necesarios para gestionar documentos a lo largo del tiempo, el espacio y las aplicaciones.
UNE-ISO 30300:2021
Información y documentación. Gestión de documentos. Conceptos fundamentales y vocabulario.
Este documento contiene los términos y definiciones que son relevantes para los conceptos fundamentales del ámbito de la gestión de documentos. No limita la definición de nuevos términos en las normas del subcomité ISO/TC 46/SC 11.
Normas UNE para codificación y recuperación de la información
UNE 50103:1990
Documentación. Preparación de resúmenes.
UNE-ISO 2709:2006
Documentación e información. Formato para el intercambio de información. (ISO 2709:1996)
Esta norma internacional especifica los requisitos para un formato de intercambio general que permita la descripción de registros de todas las formas de material susceptibles de tener una descripción bibliográfica, así como de otros tipos de registros. Esta norma no define el tamaño o el contenido de los registros individuales y no asigna ningún significado a las etiquetas, indicadores o identificadores, ya que estas especificaciones pertenecen a los formatos de implementación.
Esta norma internacional describe una estructura general, un marco diseñado específicamente para la comunicación entre los sistemas de procesamiento de datos y no para su uso como formato de procesamiento en estos sistemas.
UNE-ISO 15836:2011
Información y documentación. Conjunto de elementos de metadatos Dublin Core. (ISO 15836:2009)
Esta norma internacional establece una norma para la descripción de recursos de información de distintos dominios informativos, conocido conjunto de elementos de metadatos Dublin Core. Como en la RFC 3986, esta norma internacional no limita cómo debe ser un recurso.
Esta norma internacional define los elementos típicamente utilizados en el contexto de un perfil que limita o especifica su uso de acuerdo con los requisitos y políticas locales o basadas en la comunidad. Sin embargo, no define detalles de implementación, que está fuera del campo de aplicación de esta norma.
UNE-ISO 690:2013
Información y documentación. Directrices para la redacción de referencias bibliográficas y de citas de recursos de información.
Esta norma internacional proporciona directrices para la preparación de referencias bibliográficas. También proporciona directrices para la preparación de citas en escrituras latinas destinadas a figurar en obras que no son de naturaleza eminentemente bibliográfica. Se aplica a referencias bibliográficas y a citas de todo tipo de recursos, e incluye, pero no se limita a, monografías, publicaciones seriadas, contribuciones, patentes, materiales cartográficos, recursos electrónicos (incluídos software y bases de datos), música, grabaciones sonoras, estampas, fotografías, obras gráficas y audiovisuales e imágenes animadas. No se aplica a citas analizables por ordenador. Tampoco se aplica a citas legales, que tienen sus propias normas.
UNE-ISO 25964-1:2014
Información y documentación. Tesauros e interoperabilidad con otros vocabularios. Parte 1: Tesauros para la recuperación de la información.
Esta parte de la Norma ISO 25964 proporciona recomendaciones para el desarrollo y mantenimiento de tesauros dirigidos a aplicaciones de recuperación de información. Es aplicable a los vocabularios utilizados para la recuperación de información sobre todos los tipos de recursos de información, independientemente del medio utilizado (texto, sonido, imagen fija o en movimiento, objeto físico o multimedia) incluyendo las bases de conocimiento y portales, las bases de datos bibliográficas, las colecciones de textos, museísticas y multimedia y los ítems contenidos en ellas.
Esta parte de la Norma ISO 25964 proporciona también un modelo de datos y un formato recomendado para la importación y exportación de datos de tesauros.
Esta parte de la Norma ISO 25964 es aplicable a los tesauros monolingües y multilingües.
Esta parte de la Norma ISO 25964 no es aplicable a la preparación de índices analíticos de libros, aunque muchas de sus recomendaciones pueden ser útiles para ese propósito.
Esta parte de la Norma ISO 25964 no es aplicable a las bases de datos y al software usado directamente en las aplicaciones de búsqueda o indización, pero anticipa las necesidades de dichas aplicaciones en sus recomendaciones sobre gestión de tesauros.
UNE-ISO 25964-2:2016
Información y documentación. Tesauros e interoperabilidad con otros vocabularios. Parte 2: Interoperabilidad con otros vocabularios.
Esta parte de la Norma ISO 25964 se aplica a los tesauros y otros tipos de vocabulario que son comúnmente usados para la recuperación de la información. Describe, compara y contrasta los elementos y características de estos vocabularios que resultan relevantes cuando se requiere interoperabilidad. Proporciona recomendaciones para el establecimiento y mantenimiento de mapeos entre múltiples tesauros, o entre tesauros y otros tipos de vocabularios.
UNE-EN ISO 3166-1:2020 (Ratificada)
Códigos para la representación de los nombres de los países y sus subdivisiones. Parte 1: Códigos de los países. (ISO 3166-1:2020) (Ratificada por la Asociación Española de Normalización en octubre de 2020.)
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