Las recomendaciones de REBIUN para la reapertura de las bibliotecas universitarias y científicas

La Red de Bibliotecas Universitarias Españolas (REBIUN) ha creado y publicado un documento con una serie de recomendaciones para la reapertura de las bibliotecas universitarias y científicas. El objetivo de estas recomendaciones es servir como un documento base de referencia y guía para que las bibliotecas puedan desarrollar e implementar sus propios planes de vuelta a la presencialidad. Comentar que en dicho documento se especifican detalladamente todos y cada uno de los elementos y servicios a tener en cuenta para hacer una reapertura segura para las personas, además de los medios para seguir ofreciendo el servicio vía online.

Desde la puesta en marcha por parte de las autoridades gubernamentales de las medidas que progresivamente se han adoptado para evitar la propagación del virus COVID-19, la Universidad ha modificado su funcionamiento, servicios y procedimientos con el objetivo de no interrumpir la docencia y mantener su actividad académica por medios telemáticos. Se plantean ahora unas recomendaciones dirigidas de forma específica a las bibliotecas que forman parte de la red con el objetivo de que sean un documento base que pueda servir de referencia y guía a las bibliotecas para desarrollar e implementar sus propios planes de vuelta a la presencialidad.

Entre los principios generales de las «Recomendaciones REBIUN para un protocolo sobre reapertura de las bibliotecas universitarias y científicas» cabe destacar el desarrollo de medidas que garanticen la seguridad de los trabajadores y de los usuarios, la necesidad del distanciamiento social y la buena conducta de los usuarios para contener la pandemia, la evaluación y revisión continua de las medidas con el objetivo de adaptarlas, y el inicio de la actividad presencial de las bibliotecas universitarias condicionado a la presencialidad de la comunidad universitaria en el campus.

Antes de compartir los puntos más destacados de esta propuesta de protocolo de actuación para la reapertura de las bibliotecas universitarias y científicas, y que bien resumen desde REBIUN, comentar que es un excelente trabajo. Quizás de los más extensos y detallados de todos los que he visto hasta ahora. Y, cómo no, agradecer la mención que me hacen en dicho documento por el post que escribí a principios de abril: 7 medidas a tener en cuenta para crear un protocolo de actuación ante la apertura de las bibliotecas.

1. Preparación inicial de las bibliotecas universitarias y científicas

Del personal

Valoración en cada momento del grado de presencialidad estrictamente necesario en relación a los servicios y tareas a desarrollar.
Posponer la vuelta a la presencialidad del personal en situación de riesgo.
Adopción de medidas organizativas: teletrabajo, redistribución de tareas y establecimiento de turnos.
Información y participación del personal en la elaboración de los planes de reapertura de las bibliotecas universitarias y científicas.
Información de las medidas y normas de higiene, así como de procedimientos a seguir que garanticen el establecimiento de un entorno de trabajo seguro.
Organizar la entrada/salida al trabajo de forma escalonada.

De las instalaciones

Zonas de trabajo individualizadas o bien separadas con mamparas y manteniendo la distancia social especialmente en los mostradores de préstamo.
Zonas internas de trabajo (despachos): en general se evitará la presencia de más de una persona por despacho, cuando esto no sea posible, se mantendrá una distancia de, al menos, 2 metros por persona.
Individualizar el espacio de trabajo: mobiliarios, sillas, etc. Si no es posible individualizar equipos, al menos teclado y ratón.
Ventilación de espacios preferentemente de forma natural.
Establecimiento de circuitos de entrada y salida y de circulación por los edificios (escaleras de subida y bajada, circulación por la izquierda, derecha, etc.)
Refuerzo de la desinfección de las instalaciones y superficies de trabajo, así como las de uso por parte de los usuarios una vez que llegue el momento de apertura de las salas.

De los procesos

Potenciar el teletrabajo en aquellas unidades en las que no sea imprescindible una presencialidad: adquisiciones, catalogación, circulación.
Ordenación de salas y depósitos: colocación de fondos desinfectados realizando la tarea de forma individual y con mascarilla y guantes.
Concentración de procesos que forman parte de un mismo flujo de trabajo para que participen el mínimo número de personas posible.
Evitar reuniones presenciales y reparto de documentos impresos para las mismas.
Suprimir reuniones informales en zona de café y/o descanso.
Se evitará el desplazamiento del personal dentro de las instalaciones, o entre unas áreas de trabajo y otras y evitar el uso de ascensores.

2. Puesta en marcha de los servicios en las bibliotecas universitarias y científicas

Medidas en las que prevalece el distanciamiento social con los usuarios y desinfección de equipamiento

Marcado de los puestos de lectura.
Control de aforo y circuitos de circulación de personas.
Restricción de acceso a zonas en las que no sea posible controlar distanciamiento social (salas de trabajo).
Formación de forma virtual.
Medidas de desinfección e higiene de los puestos de lectura.
Uso de mamparas en zonas de atención a usuarios y atención directa con guantes y mascarilla.
Señalización de puntos de espera manteniendo distanciamiento social.
Restricción de acceso (mediante señalización) a las zonas de libre acceso a los fondos bibliográficos.
Establecimiento de sistemas de préstamo previa petición (al menos en las primeras fases).
Retirada de equipamiento informático de uso público y restablecimiento progresivo según la evolución.
Disponibilidad de gel hidroalcohólico para manipular las máquinas de autopréstamo, llegado el caso.

Servicio de préstamo

Devolución de documentos

Contemplar acciones progresivas para la devolución de materiales, evitando la presencia masiva en las bibliotecas (al menos 15 días de plazo a partir de la fecha de vencimiento final de devolución).
Mediante datos estadísticos de préstamo, planificar las devoluciones estableciendo días o franjas concretas.
Reflejar en los sistemas de gestión a efectos informativos el estado de “ejemplar en cuarentena”.
Eliminar las sanciones a aquellos usuarios que les venció el préstamo unos días antes del cierre.
Aplicación del periodo de cuarentena a ordenadores, periféricos, DVDs…
Evitar el contacto bibliotecario-usuario en el momento de la devolución.
Facilitar la devolución de materiales a estudiantes Erasmus o residentes en otras localidades

Cuarentena de materiales

Establecer un circuito propio para los materiales que pasen a estar en cuarentena.
Habilitar un espacio físico diferenciado para materiales en cuarentena (libros, paquetería…).
Habilitar un protocolo de desinfección para materiales que lo permitan (materiales con superficies plásticas).
Establecer un período de 10 días para la cuarentena de materiales.
Manipulación del fondo de forma segura (guantes, mascarilla).
Identificar la fecha de depósito en cuarentena y ubicar el fondo en entorno seguro cerrado (bolsas de plástico, cajas de cartón o estanterías específicas para ello).
El uso de máquinas para la desinfección de fondo bibliográfico daña los materiales. Dada su inversión, se recomienda su uso si se van a incorporar como un procedimiento habitual del tratamiento documental más allá de este período concreto.
Los documentos que ingresan en la biblioteca vía adquisiciones tienen que pasar por el circuito establecido para la cuarentena.

Reestablecimiento del servicio de préstamo

Incorporar para el préstamo materiales disponibles en libre acceso con garantías de desinfección.
Ajustar los tiempos establecidos para las reservas incorporando los 10 días establecidos para la cuarentena.
Evitar préstamo de libros en papel cuando exista en la biblioteca versión electrónica.
Solicitar a los docentes que incluyan en sus bibliografías recomendadas títulos disponibles en versión electrónica.
Establecer un servicio de préstamo con cita previa (fase inicial) o bien controlar las aglomeraciones.
Fijar un punto de entrega y recogida único en la biblioteca de los materiales en préstamo para evitar el contacto físico.
Ampliar los plazos de préstamo para los periodos de corta duración.
Aminorar las sanciones.
Para personas con factor de riesgo y movilidad reducida, establecer un servicio de préstamo por mensajería.
Disponer de gel hidroalcohólico en la zona de máquinas de autopréstamo cuando se estime su restablecimiento.

3. Información y sensibilización

Objetivo. Generar confianza para todos: la biblioteca un espacio seguro. Implicación de todos para hacer de la biblioteca un espacio seguro.

Información a los usuarios

Sobre medidas higiénicas y sanitarias para el correcto uso de los servicios y expuesta en zonas de entrada y de paso obligado.
Sobre el aforo, limitación y nuevas formas de uso de los servicios disponibles.
Señalética para el distanciamiento social, puestos de lectura a emplear, zonas o servicios restringidos.

Información al personal

Medidas adoptadas para garantizar la seguridad.
Nuevos procedimientos implementados para un entorno seguro.
Participación en el plan de reanudación de los servicios de biblioteca.

Medios

Imagen de campaña, eslogan y señalética diferenciada.
Soporte impreso y redes sociales, página web.
Canalizando dudas, sugerencias, etc… por parte de los usuarios.

4. La biblioteca digital. Servicios y contenidos digitales

Priorizar la adquisición de contenido electrónico sobre papel, especialmente en bibliografía recomendada, así como las plataformas de préstamo electrónico.
Desarrollar servicios de digitalización conforme a lo establecido en la legislación en materia de derechos de autor.
Dirigir consultas y trámites con la biblioteca a un entorno digital (chat, pregunte al bibliotecario, formularios…)
Consolidar la oferta de cursos de formación on-line, incorporando nuevas herramientas que permitan una mayor interacción con los usuarios (videoconferencia, agregación de archivos…)
Producir nuevos materiales formativos y guías de contenidos dirigidos a los alumnos.
Impulsar el papel de la biblioteca en el desarrollo de la Ciencia abierta (repositorio institucional).