Una biblioteca publica una memoria anual en PDF. Un archivo digitaliza un catálogo y lo incorpora a su web. Un centro de documentación comparte una guía de uso para que cualquier persona pueda consultarla. A simple vista, el trabajo está hecho: el documento está en Internet y se puede descargar. El problema aparece cuando ese PDF no puede ser interpretado correctamente por un lector de pantalla o no permite navegar por su contenido con tecnologías de apoyo. En ese caso, la información está publicada, pero no está realmente disponible para todo el mundo.

La accesibilidad de los documentos digitales no es un detalle técnico ni una mejora opcional. En España había en 2024 1.941.500 personas de entre 16 y 64 años con una discapacidad reconocida, según el INE. No todas utilizan las mismas tecnologías de apoyo, pero la cifra ayuda a entender la dimensión del problema. Un PDF formado únicamente por imágenes escaneadas, sin estructura o sin textos alternativos puede convertirse en una barrera que impida consultar una convocatoria, rellenar una solicitud o leer una memoria.

Las bibliotecas llevan años trabajando para facilitar el acceso a la información y eliminar barreras. Ese compromiso también debe trasladarse a los documentos que publican en sus páginas web. Y no se trata solamente de buenas prácticas: en muchas bibliotecas públicas existe además una obligación normativa. Revisar cómo se crean, convierten y publican los PDF es una parte más del trabajo para ofrecer servicios digitales verdaderamente accesibles para todas las personas en su conjunto.

Qué dice la normativa sobre los PDF que publica una biblioteca

El Real Decreto 1112/2018 regula la accesibilidad de los sitios web y aplicaciones móviles del sector público y alcanza también a los documentos y formularios descargables. Esto afecta directamente a administraciones, universidades y bibliotecas públicas, entre otros organismos. La norma contempla excepciones para archivos ofimáticos publicados antes de su entrada en vigor y para contenidos puramente archivísticos que no sean necesarios para tareas administrativas activas y no hayan sido actualizados posteriormente.

La referencia técnica para evaluar el cumplimiento se encuentra en la norma UNE-EN 301 549 y en las pautas WCAG que incorpora. Dicho de forma sencilla: no basta con que un PDF se abra correctamente o tenga un diseño cuidado. Debe poder ser percibido, manejado, comprendido e interpretado también mediante tecnologías de apoyo. Las nuevas obligaciones europeas de accesibilidad para determinados productos y servicios privados no sustituyen esta responsabilidad del sector público, que ya venía marcada por el Real Decreto 1112/2018.

El margen de mejora sigue siendo amplio. Según una lectura del último informe del Observatorio de Accesibilidad Web, el 99% de las administraciones no alcanza un cumplimiento completo de la normativa. Entre los problemas detectados aparecen los documentos PDF no accesibles. Para ampliar el contexto, este repaso de más de 50 normas UNE para bibliotecas, archivos y centros de documentación reúne otras referencias técnicas relacionadas con el trabajo diario de estas instituciones.

Cómo revisar y mejorar los PDF que ya están publicados

El primer paso es comprobar qué falla. Herramientas como PDF Accessibility Checker (PAC) o el comprobador de accesibilidad de Adobe Acrobat pueden detectar problemas de etiquetado, orden de lectura, ausencia de texto alternativo o falta de definición del idioma. Son una buena ayuda para localizar errores, aunque la revisión automática no sustituye una comprobación con tecnologías de apoyo.

Uno de los problemas más habituales aparece en documentos escaneados que se han guardado como imagen. Para un lector de pantalla, ese contenido puede ser inexistente si no incorpora una capa de texto reconocible. El OCR permite convertir la imagen en texto seleccionable, pero no resuelve por sí solo la accesibilidad. Después hay que revisar la estructura, los encabezados, las tablas, los textos alternativos y el orden de lectura. PDF House, por ejemplo, permite trabajar desde el navegador con funciones de OCR, conversión y edición. Si se necesita editar pdf para corregir un dato o convertirlo a Word antes de reorganizar su estructura, puede ser una opción dentro del proceso. También puedes consultar este repaso de herramientas para conocer otras alternativas.

Antes de volver a publicar el documento conviene probarlo con un lector de pantalla como NVDA. Así se puede comprobar si el contenido se entiende cuando se escucha, si los encabezados ayudan a moverse por el documento y si las tablas, enlaces y formularios tienen sentido fuera de su presentación visual.

Qué debería tener un PDF accesible

Un PDF accesible necesita una estructura interna que describa correctamente su contenido. Los títulos y subtítulos deben estar identificados como encabezados; los párrafos, listas y tablas deben estar etiquetados; y las imágenes o gráficos que transmitan información necesitan un texto alternativo adecuado. El documento debe indicar su idioma principal y mantener un orden de lectura lógico, especialmente cuando existen varias columnas o elementos distribuidos por la página.

En documentos extensos también conviene facilitar la navegación mediante marcadores o un índice. Si el PDF contiene un formulario, sus campos deben estar etiquetados y poder recorrerse con el teclado. El contraste entre texto y fondo debe ser suficiente y la información no debería depender únicamente del color. Son detalles que pueden marcar la diferencia entre poder utilizar un documento con autonomía o quedarse fuera de la información.

No hace falta empezar revisando todos los PDF publicados durante años. Tiene más sentido priorizar los documentos que siguen teniendo uso: formularios, convocatorias, guías o memorias recientes. Corregir primero lo que la comunidad consulta hoy permite avanzar de forma ordenada y asumir la accesibilidad como parte del proceso habitual de publicación. Porque hacer accesible un PDF no consiste únicamente en cumplir una norma. También significa que la biblioteca mantiene su compromiso de hacer llegar la información a todas las personas, independientemente de cómo accedan a ella.