Los archivos en busca de su hueco en los medios sociales… ¿realidad o ficción?

3 abril, 2014 at 9:41

El pasado 27 de marzo tuve el placer de asistir a la jornada formativa “Los archivos en las redes sociales”, organizada por el Archivo General de Castilla y León en Valladolid. Los objetivos generales que tenían dichas jornadas formativas no eran más (ni menos) que entender los nuevos entornos de comunicación que ofrece Internet a través de las redes sociales más relevantes, ponerse al día en el uso de las redes sociales como herramientas habituales de trabajo para contribuir a la proyección social de los archivos, transmitir la importancia de “darse a conocer” a través de estas redes sociales, aprovechando su enorme potencial y posibilitar los conocimientos necesarios para ofrecer una comunicación adecuada con el ciudadano. Los míos, en particular, eran mostrar la importancia que pueden tener los archivos en los medios sociales ante una creciente sociedad online, mostrar las utilidades que pueden tener las principales plataformas sociales dentro de los archivos y la importancia, habilidades y funciones que debe realizar el archivero 2.0 para despuntar y destacar en el sector. Y para terminar, como no, hacer uso de Twitter, la cual puedo considerar una de mis herramientas favoritas.

Introducción y datos de la sociedad online

Según el diccionario de la Real Academia Española un archivo es un “conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades”. Claramente es una definición que se queda corta si se piensa más allá de esa simple definición y se ve lo que realmente hacen los archivos por la sociedad a la que sirven ahora, han servido en el paso o tendrá que servir en un futuro.

Llevando esto al mundo de la comunicación online se puede decir que pasa lo mismo. Todos buscan llegar al máximo de personas con esa difusión que se debe hacer a través de los distintos medios sociales, pero muchas veces falla la planificación o las trabas administrativas para poner en marcha un servicio de comunicación online desde los archivos.

Recopilando datos sobre los archivos en España se puede ver, y según el Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica, que  hay un total de 35.718 archivos entre instituciones públicas y privadas. En cuanto a Archivos de Titularidad Estatal destacar los más de 105 mil metros cuadrados existentes en el año 2012 y los más de 260 mil metros lineales de documentación, por no hablar de los casi 35 millones de imágenes digitalizadas o de los casi 18 millones de imágenes en microformas. Sin perder de vista a los usuarios presenciales de los archivos ni tampoco a los usuarios de Internet, los cuales visitaron, casi, 23 millones de páginas en el año 2012.

Está claro que el usuario principal de los archivos es el usuario presencial, pero estos datos anteriores muestran que el acceso a la información desde Internet cada vez es más importante para ellos. La labor del archivo y del archivero es facilitar, en la medida de lo posible, el acceso y el descubrimiento de documentos de valor para estos.

Lo bueno de todo esto es que palabras como ilusión, innovación, interacción, colaboración, comunicación y cooperación cada vez están más asentadas en el ADN del archivero, que por otra parte no hace más que evolucionar según lo hace la sociedad y no quedarse estancado en el pasado. Y se está viendo ya. No hay nada más que mirar al Archivo Municipal de Arganda del Rey y toda la excelente labor que está desarrollando con la implementación de los últimos avances tecnológicos en beneficio del archivo y de sus propios ciudadanos, acciones desenfadas de archiveros a través de Twitter como el #ArchiveShelfie o la aparición, cada vez más, de noticias sobre archivos que se suben al tren de Facebook.

#archiveShelfie by @jlmunozr

#archiveShelfie by @jlmunozr

En cuanto al fenómeno de los medios sociales se puede confirmar su consolidación en la sociedad. En la actualidad hay más de 2.640 millones de internautas en el mundo, de los cuales el 70% está en las redes sociales. Facebook, la mayor red social, cuanta con 1.230 millones de usuarios en todo el mundo, mientras que otras redes como Google+ tiene 359 millones, Linkedin 277 millones, Twitter 241 millones, Instagram 150 millones y Foursquare 45 millones y 1,6 millones de negocios presentes en la red. Son datos a tener en cuanta a la hora de analizar dónde pueden estar los usuarios que buscamos, o que nos quieren buscar y encontrar. Por otra parte también es digno de mención los más de 1.000 millones de usuarios únicos que dispone YouTube o los más de 75 millones de blogs que hay en WordPress.com y que son vistos por más de 409 millones de personas al mes.

A nivel de España destacar datos como que hay 25 millones de internautas, entre el 65% y el 70% está en redes sociales, y que invierten 1 de cada 4 minutos en la Red las redes sociales. Además es el primer país europeo en el uso de las redes sociales dentro de las organizaciones. Hay un total de 18 millones de usuarios en Facebook, 7,5 millones en Twitter y 3,2 millones en Google+.

Para terminar, señalar datos como los recogidos por el Grupo de Trabajo – Difusión de los Archivos a través de la Web 2.0, perteneciente a la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas (CAU), que desvelan que el 83,3% de los archivos universitarios consideran adecuadas las herramientas 2.0 para la gestión o difusión de los archivos, pero solamente el 25% hace uso de las herramientas. Entre las razones principales de no usar herramientas 2.0 está la falta de tiempo (52,38%) y el desconocimiento de las mismas (14,28%), siendo las razones principales para usarlas la comunicación (54,54%) y la difusión (27,27). Como herramientas que más ventajas podrían traer a los archivos se señala Facebook (66,66%), los blogs (45,83%), Youtube (29,16%), LinkedIn (29,16%) y Twitter (20,83%).

Factores por los que los archivos deben estar en los medios sociales

Hay una serie de factores principales por los que los archivos deberían estar en los medios sociales, como son la difusión de mensajes a los usuarios, la comunicación bidireccional que se puede tener con estos, la cercanía que se muestra y las posibilidades de marketing y promoción de lo que es el archivo y el fondo.

  1. Acceso a la información. Los medios sociales permiten estar constantemente informado sobre temas que pueden resultar de interés para el archivo y sus usuarios en tiempo real.
  2. Retroalimentación. Los medios sociales permiten conocer la opinión que los usuarios del archivo tienen sobre los fondos, servicios y/o actividades que se les ofrezcan.
  3. Atención y servicio al usuario. Además de canales de difusión y comunicación, los medios sociales son idóneos para la atención al usuario ante dudas, problemas o necesidades que estos usuarios puedan tener en relación con el archivo, sus actividades, fondos o servicios.
  4. Socialización / Fidelización del usuario. Los medios sociales permiten dar un trato de cercanía y atención personalizada a la comunidad de usuarios del archivo de igual modo que si estuviesen físicamente en las instalaciones del mismo. La fidelización del usuario es una tarea satisfactoria y que se puede alimentar a través de los medios sociales ofreciéndoles los servicios del archivo y estando atento a sus inquietudes y necesidades.
  5. Compartir y difundir. Los medios sociales permiten compartir el conocimiento y difundir información de interés para la comunidad de usuarios del archivo y de interés para el sector. Así como la promoción de servicios y actividades propias del archivo.
  6. Dinamización / Interacción / Participación. Los medios sociales permiten que los usuarios del archivo participen de la actividad en los distintos medios. Incentivar su interacción con el archivo y que comenten y difundan los mensajes que se lanzan desde el archivo.
  7. Colaboración. Los medios sociales permiten la búsqueda de la participación y la colaboración de los usuarios en la puesta en marcha de servicios o la proposición de nuevos servicios a ofertar desde el archivo.
  8. Búsqueda de nuevos usuarios. Introducir al archivo en los canales sociales es sinónimo de acercar al archivo a un público que muchas veces no tienen porque ser usuario del mismo. Los medios sociales permiten a los archivos acercarse a esos usuarios.
  9. Imagen y reputación. Los medios sociales dan a los archivos una imagen de innovación y modernidad que permiten, en parte, el cambio de mentalidad de personas que piensan que los archivos se han quedado anclados en el pasado. A su vez, es importante crear y desarrollar la marca de “archivo” a través de los medios sociales, y controlar la reputación digital del mismo (saber qué se dice del archivo y en qué tono). La reputación refleja la actividad y compromiso del archivo con la comunidad, así que es tarea del propio archivo cuidarla.
  10. Visibilidad y posicionamiento. Los medios sociales van a permitir a los archivos ganar visibilidad en el entorno, con lo cual puede ser más fácil atraer a nuevos usuarios al archivo. A través de los medios sociales, el etiquetado y la geolocalización es posible llegar al máximo número de personas posibles, además de ganar posicionamiento dentro de la ciudad y de la comunidad de usuarios como servicio de consulta / referencia.
  11. Sencillez y gratuidad. La gran mayoría de los medios sociales son de utilización sencilla y gratuita, aunque no se debe olvidar que los medios sociales requieren recursos y con ello tiempo del personal.

Posibles utilidades de los medios sociales en los archivos

Blogs

Un blog no solamente sirve como un espacio de comunicación y difusión de contenidos, sino que también es de utilidad para crear comunidad dentro del sector y estar comunicado e informado de las noticias que suceden alrededor. Antes de la llegada de las redes sociales, los blogs eran los que se llevaban toda la fama y el contenido. Fueron el inicio de la masificación de contenidos generados por los usuarios de una forma abierta, rápida y sencilla, y donde ya el usuario tenía capacidad de elegir cómo quería mostrar sus contenidos.

Utilidad de los blogs en el archivo

  • Difusión y comunicación de información a usuarios del archivo: noticias, actividades, enlaces, eventos, tendencias de actualidad en el sector…
  • Crear imagen y mostrar al archivo como un espacio cercano con sus usuarios y de difusión de los temas de interés y actualidad.
  • Escuchar e interactuar con la comunidad de usuarios del archivo, tratar de ver qué temas les interesan más para ser tratados posteriormente en el blog.
  • Difusión de resultados de actividades, estadísticas del archivo, y del sector, y cualquier caso que puede ser considerado de éxito dentro del archivo.
  • Hacer una lista de temas interesantes a tratar desde la perspectiva del archivo y del sector. Hacer rankings y listados de recomendaciones.
  • Elaboración de un listado de blogs (blogroll) que muestre cuales son los sitios web de referencia para el archivo.
  • Analizar los fondos y servicios que se ofrecen desde el archivo. Destacar las utilidades de cada uno de ellos.
  • Mostrar el lado humano del archivo a través de entrevistas, post, vídeos o imágenes de las personas que trabajan dentro o de personas a las cuales se les invitan a participar en el blog. Mostrar que el archivo está vivo y no pensar en el blog como solo texto, sino incorporar vídeos, imágenes, presentaciones… que hagan más animada y visual la exposición de los temas tratados.
  • Hacer menciones a los documentos destacados presentes en el archivo.
  • Realizar encuestas para saber la opinión de los usuarios sobre cualquier tema, servicio o actividad del archivo.
  • Dar difusión al resto de medios sociales en los cuales se esté presente a través de iconos o de los widgets proporcionados por cada plataforma.

Twitter

Twitter es la sencillez llevada a la comunicación.  Los mensajes de no más de 140 caracteres hacen de esta plataforma un recurso imprescindible para dar una información rápida y precisa. La sencillez y facilidad de uso han determinado que sea uno de los servicios más extendidos en el mundo y, en estos momentos, con mayor proyección de crecimiento.

Utilidad de Twitter en el archivo

  • Difusión, dinamización y comunicación de información rápida, precisa y sencilla a usuarios del archivo: noticias, enlaces, vídeos, fotografías, nuevas adquisiciones, exposiciones, presentaciones…
  • Creación de identidad digital y posicionamiento en el sector.
  • Escucha e interacción con los usuarios. Mostrarse cercano a ellos (de tú a tú), creación de vínculos y fidelización de estos hacia el archivo.
  • Canal de atención al usuario en tiempo real y buzón de sugerencias.
  • Marketing viral. Buscar la participación de la gente a través de tus campañas de marketing y que giran alrededor del archivo.
  • Búsqueda de nuevos usuarios con ayuda de hashtags, temas de interés, búsquedas y la geolocalización.
  • Buscar y compartir conocimiento a través de Twitter. Difusión de actividades, fondos y servicios.
  • Posicionamiento en Twitter a través de hashtags en actividades y eventos organizados o en los que participe el archivo.
  • Potenciar otros medios sociales: Youtube, Instagram, SlideShare, blog…
  • Mostrar el lado humano del archivo a través de vídeos e imágenes de las personas que trabajan dentro o de personas a las cuales se les invitan a participar en cualquier actividad del archivo.

Redes sociales

La tecnología y las personas hicieron posible que las redes sociales fueran el origen de esta revolución comunicativa y participativa en la que se está ahora mismo. Las redes sociales han hecho del usuario de Internet un usuario participativo y dispuesto a la interacción con otras personas u organizaciones. Sus principios se remontan al uso personal, pero el auge mediático y el crecimiento de las mismas hicieron que las organizaciones vieran ahí una posible nueva vía de difusión de su marca, servicios o productos. Gracias a las redes sociales es más fácil estar informado de lo que pasa en el resto del mundo, estar en contacto con otras personas sin importar las distancias, adquirir un rol de influencia, movilización y viralización increíble e inimaginable.

Las redes sociales han traído un nuevo espacio para la generación de debates, para la difusión del mensaje, para la comunicación y la creación de contenidos. Las redes sociales acompañan y escuchan a las personas allá donde se encuentren, cualquier persona puede lanzar un mensaje y ser escuchada por una gran cantidad de personas que están dispuestas a entablar contactos personales o profesionales.

Utilidad de las redes sociales en el archivo

  • Difusión, dinamización y comunicación de información a usuarios del archivo: noticias, actividades, enlaces, vídeos, fotografías, eventos, nuevas adquisiciones, exposiciones, presentaciones…
  • Crear imagen y posicionamiento en el sector. Mostrar al archivo como un espacio de cercanía con sus usuarios y de difusión de los temas de interés y actualidad.
  • Crear grupos, fan pages, comunidades, páginas… en las distintas plataformas de redes sociales para unir a personas alrededor del archivo. Participar en dichos espacios y en otros espacios que puedan ser del interés del archivo.
  • Escuchar e interactuar con la comunidad de usuarios del archivo. Conectar con los usuarios del archivo y con potenciales usuarios. Búsqueda de la fidelización de los usuarios.
  • Mostrar el lado humano del archivo a través de vídeos e imágenes de las personas que trabajan dentro o de personas a las cuales se les invitan a participar en cualquier actividad del archivo.
  • Realizar encuestas para saber la opinión de los usuarios sobre cualquier tema, servicio o actividad del archivo.
  • Plantear preguntas y dar respuestas. Hay altas posibilidades de encontrar la respuesta que se está buscando a través de la ayuda en la respuesta de los usuarios.
  • Canal de atención al usuario en tiempo real y buzón de sugerencias.
  • Buscar y compartir conocimiento a través de Facebook. Difusión de actividades, productos y servicios, y de contenido exclusivo para los seguidores.
  • Realizar concursos acordes con los objetivos del archivo.
  • Añadir eventos sobre nuestro sector profesional o actividad social en el archivo.
  • Dar difusión al archivo a través de diferentes anuncios de pago en las redes sociales.
  • Realizar videoconferencias o hangouts con los usuarios del archivo en actividades o eventos programados.

Multimedia social

Los contenidos multimedia cada vez son más demandados por los internautas. Son sorprendentes las cifras que maneja YouTube sobre los vídeos subidos o los vídeos vistos en un día, e impresionantes las de Pinterest, que se ha situado como la tercera red social más popular por detrás de Facebook y Twitter en Estados Unidos.

A la hora de implementar las plataformas multimedia en el archivo habrá que tener en cuenta una serie de consideraciones a la hora de generar, construir y difundir contenidos a través de ellos, como son: la imaginación y la creatividad, la originalidad, la propiedad y derecho de autor / difusión, la interacción y animación, y la posibilidad de conexión y difusión de los contenidos a través de otros medios sociales.

Utilidad de Youtube en el archivo

  • Difusión, dinamización y comunicación de información a usuarios del archivo a través de vídeos o presentaciones dinámicas.
  • Difusión de vídeos relacionados con el archivo, los fondos, las tareas del archivero, sus usuarios y la comunidad.
  • Creación y difusión de una imagen visual a los usuarios sobre lo que es el archivo, sus instalaciones, servicios y actividades.
  • Espacio de difusión de buenas prácticas y experiencias de los usuarios en el archivo.
  • Interacción con los usuarios a través de vídeos y comentarios. Usar las plataformas de vídeos como un servicio más de atención al usuario dando respuesta a las consultas más comunes de los usuarios.
  • Mostrar el lado humano del archivo a través de vídeos de las personas que trabajan dentro o de personas a las cuales se les invitan a participar en cualquier actividad del archivo.
  • Realizar videoconferencias o hangouts con los usuarios del archivo en actividades o eventos programados.
  • Contar historias con su presentación, nudo y desenlace. Buscar la originalidad, la creatividad, la interactividad y la conexión con otros medios.

Utilidad Pinterest o Instagram en el archivo

  • Creación y difusión de una imagen visual a los usuarios sobre lo que es el archivo, sus instalaciones, servicios y actividades.
  • Compartir y etiquetar imágenes relacionados con el archivo, los fondos, las tareas del archivero, sus usuarios y la comunidad.
  • Conectar con los usuarios del archivo y obtener opiniones sobre las imágenes compartidas, fomentar su participación. Crear comunidad a través de la participación y la interacción.
  • Crear colecciones y álbumes de imágenes en conjunto entre el archivo y sus usuarios.
  • Difusión de los fondos, documentos e imágenes antiguas y especiales.
  • Realizar exposiciones virtuales y concursos de fotografías.
  • Enlazar con otros medios sociales (blog, Twitter, Facebook…) para apoyar la campaña visual.
  • Geolocalizar imágenes (siempre que se pueda) para que los usuarios sepan dónde están tomadas las imágenes.
  • Mostrar el lado humano del archivo a través de imágenes de las personas que trabajan dentro o de personas a las cuales se les invitan a participar en cualquier actividad del archivo.

Utilidad de SlideShare en el archivo

  • Difusión y comunicación de información a usuarios del archivo a través de presentaciones o documentos.
  • Difusión de material informativo y tutoriales de uso de los recursos del archivo, por ejemplo del catálogo.
  • Difusión de servicios, informes, reglamentos y actividades.
  • Difusión del material formativo de actividades realizadas en el archivo.
  • Difusión de la política de uso y plano de localización de secciones del archivo.
  • Compartir la actividad científica o divulgativa del archivo.
  • Como repositorio de documentos públicos del archivo.
  • Para embeber documentos en los post del blog del archivo.

Habilidades del archivero 2.0

Los archiveros 2.0, al igual que el resto de profesionales que dedican su tiempo a la gestión de medios sociales, deben tener una serie de habilidades que le permitan desempeñar sus funciones de manera adecuada dentro de la comunidad a la cual representa. Habilidades como:

  1. Conocimiento del sector y la profesión. Debe conocer el terreno donde se va a mover y los temas que se tratan. Debe estar a la última de todas las noticias y novedades que se produzcan en su área.
  2. Entender los objetivos del archivo. Esto es importante  para luego poder realizar un buen plan de actuación. El archivero y el archivo deben formar una única voz en el mundo online, por lo que es muy importante que conozca los objetivos y así ayudar a conseguirlos.
  3. Clara orientación hacia las personas. Los medios sociales son para la conversación y el trato de tú a tú con las personas, por lo que debemos entender que toda nuestra estrategia tiene que estar entorno a ellas.
  4. Buena redacción, comunicación y conversación. El archivero debe ser capaz de crear contenidos y de interactuar con la comunidad de usuarios. Debe ser claro, preciso, agradable, informador, buen comunicador e incluso divertido con su comunidad…, con un imprescindible buen nivel gramatical y ortográfico.
  5. Originalidad y creatividad. La comunicación en los medios sociales son un nuevo escenario en el cual poder “experimentar” con nuevas formas y retos comunicativos. El archivero debe ser capaz de llevar a otro nivel esa comunicación 2.0 del archivo.
  6. Gusto por las nuevas tecnologías, Internet y la web 2.0. Esto es algo que hay que llevar en el ADN. Internet es el medio por el que se va a mover y le tiene que apasionar. Además debe tener interés por explorar nuevas herramientas y no tener miedo a probarlas y usarlas.
  7. Capacidad de aprendizaje. El mundo del social media está en constantes cambios y evoluciones, por lo que el archivero tiene que tener esa capacidad de aprendizaje y adaptación ante los cambios que se puedan ocasionar.
  8. Usuario activo en los medios sociales. No hay nada mejor que ser activo, de manera personal, en las redes sociales para tener ya ese plus que otorga la experiencia en el medio y las formas de comunicación en cada plataforma utilizada. La experiencia, como en todo, es un grado.
  9. Conocer los canales adecuados para la comunicación online y las distintas herramientas de análisis y monitorización. Un archivo (como cualquier otra organización) no tiene por qué estar en todos los medios sociales, y el archivero deberá decidir cuáles son los más adecuados. Debe conocer los usos de las plataformas y herramientas disponibles para sacar el máximo partido de ellas.
  10. Tener «cultura 2.0». Esto implica ejercer con honestidad, respeto, humildad y generosidad. En los medios online no se puede entrar «como un elefante en una cacharrería», pues tienen unos códigos de conducta (netiqueta) no escritos que hay que respetar. Respetarse a sí mismo, a las personas que forman parte de su comunidad y al público en general.
  11. Buen selector de información. El archivero debe conocer las fuentes que son fiables y las que no antes de compartir cualquier información. Además de compartir, bajo su criterio, la información más pertinente y que claramente tenga sentido para el archivo al cual representa.
  12. Ser resolutivo y perfecto trabajador en equipo. Hay que estar preparado siempre dar una respuesta de manera rápida y adecuada. Debe ser como un «agente de tráfico» que filtre la información que le llegue y la dirija al departamento correspondiente dentro del archivo. Debe ser un buen conocedor de los temas referentes al archivo para luego poder redactar las respuestas adecuadas en cada caso y con ayuda de cada departamento interno. También debe de estar preparado para sofocar cualquier atisbo de crisis que se pudiera originar. (Capacidad de reacción)
  13. Incentivar la participación. Importante para crear una comunidad viva y dinámica. El archivero debe saber las mejores técnicas y formas para que el contenido y las comunicaciones que se comparten en los medios sociales generen respuestas e interacción por parte de la comunidad.
  14. Capacidad de escucha. Es algo fundamental que debe tener el archivero 2.0. Escuchar qué dice su comunidad para así poder reaccionar e interactuar adecuadamente con ella.
  15. Empatía. Saber ponerse en el lugar de los demás. Al difundir un mensaje hay que saber la mejor manera de hacerlo (especialmente si se trata de temas delicados o que pueden ofender), así como valorar el posible impacto que puede tener en la comunidad.
  16. Asertividad y comprensión con las opiniones y comentarios. No todo lo que diga a través de los medios sociales va a ser del agrado de todos, al igual que puede leer cosas que tampoco sean de su gusto, pero tiene que respetar estas opiniones y no montar una «crisis social» innecesaria por una eventual salida de tono.

Funciones del archivero 2.0

Las funciones del archivero 2.0 dentro del archivo pueden variar según el tipo de archivo en el cual ejerza. Independientemente del archivo donde ejerza su profesión es importante tener claro cuales van a ser las funciones a desempeñar y que vendrán marcadas por los objetivos del archivo y el público al que se dirija.

A continuación vamos a ver una serie de funciones de un posible archivero 2.0 dentro del archivo:

  1. Desarrollar una estrategia online del archivo. Esto permite saber por donde tenemos que ir y qué pasos hay que seguir en cada momento. Sin una estrategia marcada y subiendo contenidos “sin ton ni son” a nuestros medios sociales nos veríamos como un barco a la deriva. Lo que hagamos debe atenerse a una estrategia fijada.
  2. Creación de la presencia en los medios online donde se haya decido estar: webs, blogs, redes sociales… Que haya múltiples plataformas de comunicación 2.0 no significa que tengamos que estar en todas ellas. Debemos elegir las más apropiadas.
  3. Elaborar un plan de creación y estrategias de contenido, a los cuales demos difusión a través de nuestros canales. Es importante generar contenidos de calidad en blogs, wikis, foros…, y luego crear conversaciones sobre ellos en las redes sociales.
  4. Monitorizar las conversaciones que se van produciendo por las redes sociales y por Internet en general, y sacar resúmenes y conclusiones que luego se hacen circular internamente a los responsables del archivo.
  5. Comunicar, interactuar y generar conversación con los usuarios de la comunidad o sector de forma activa. Ofrecer contenidos procurando que la gente participe y así nos retroalimente.
  6. Localizar a posibles líderes o entusiastas de nuestro archivo o historia dentro de nuestra comunidad, pues quizá ayuden a enriquecer los contenidos, las conversaciones y las innovaciones.
  7. Involucrar al personal del propio archivo en la labor de la presencia, comunicación y conversación online a través de los medios.

Las anteriores serían una serie de funciones generales a realizar por parte del archivero 2.0, pero hay una serie de funciones más específicas o tareas diarias que debe desarrollar para el buen funcionamiento del plan de comunicación a través de los medios sociales:

  1. Monitorizar / escuchar
  • El canal de RSS (blogs, medios sociales…).
  • Las conversaciones en los distintos medios sociales que puedan ser de utilidad para los objetivos estratégicos.
  • Comentarios sobre el archivo, y en general sobre cualquier tema que pueda interesar.
  1. Hablar / Conversar
  • Con los usuarios sobre contenidos propios o que hayan subido ellos.
  • Detectar conversaciones interesantes y aportar puntos de vista.
  1. Crear
  • Contenidos (textual, visual, multimedia…) de calidad para compartir con nuestra comunidad. Hay que demostrar que se es experto en lo que se expone, pero cuidado con ser pedantes.
  • Lazos de unión con los usuarios.
  1. Revisar
  • La lista de blogueros y tuiteros a la que se sigue para ampliarla o reducirla según objetivos.
  • Las herramientas utilizadas y valorar si siguen siendo útiles.
  • El plan editorial y de dinamización para ver si todo va por el cauce establecido.
  1. Animar / Dinamizar
  • Procurar que la comunidad no sea pasiva, haciendo que los usuarios colaboren en las propuestas o contenidos.
  • Ser creativo para incentivar la participación.
  • Realizar eventos o asistir a los organizados en el sector con la finalidad de compartir experiencias o transmitir luego lo que se dijo en el evento a los usuarios.
  1. Analizar
  • Hacer un seguimiento de las acciones y comprobar si todo va bien o si es mejorable. Para ello se utilizará la plantilla de KPIs.

JuliánMarquina

Community Manager de Baratz-Servicios de Teledocumentación, donde me encargo de la gestión, comunicación y dinamización de las redes sociales de la empresa así como de buscar nuevas líneas de comunicación y participación. Escritor del libro: Plan Social Media y Community Manager y del Informe APEI: Bibliotecas ante el siglo XXI: nuevos medios y caminos. Director de RecBib – Recursos Bibliotecarios y creador y fundador de las plataformas de blogs del sector de la Información y Documentación: BiblogTecarios e InfoTecarios. Desde hace unos años conferenciante y profesor de temas relacionados con el tema del social media, el community manager y las bibliotecas. Diplomado en Biblioteconomía y Documentación y licenciado en Documentación por la Universidad Carlos III de Madrid. Miembro del Consejo Editorial del Anuario ThinkEPI, profesor colaborador en la UOC…

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