El Grupo de Responsables de Archivos de las Comunidades y Ciudades Autónomas han elaborado el documento «Recomendaciones generales para una reapertura segura de la actividad presencial en los archivos». El objetivo de dicho documento es consensuar unas recomendaciones generales para llevar a cabo una reapertura segura de los archivos y posibilitar un marco general de referencia adaptable a cada archivo independientemente de su titularidad (pública o privada).

Bajo el título Recomendaciones generales para una reapertura segura de la actividad presencial en los archivos, este documento, adoptado el 12 de mayo de 2020, se ha gestado en dos reuniones virtuales (5 y 12 de mayo) impulsadas por la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental de la Comunidad de Madrid que ha reunido a los responsables autonómicos de archivos de Asturias, Cantabria, Castilla y León, Castilla – La Mancha, Cataluña, Ceuta, Comunidad Valenciana, Extremadura, Galicia, La Rioja, Madrid, Murcia, Navarra y País Vasco, junto con los del Ministerio de Cultura y Deporte.

Mucho he hablado de las condiciones, medidas y recomendaciones para la reapertura de las bibliotecas, pero no hay que olvidar que los primeros del sector que tuvieron que reabrir sus puertas fueron los archivos. Estos lo hicieron, en mayor o menor medida, en la Fase 0 de desescalada según la Orden SND/388/2020.

Documento conjunto para consensuar la reapertura segura de los archivos

Tal y como comenta la noticia publicada dentro de la página web de los Archivos de la Comunidad de Madrid, las recomendaciones establecidas en el documento se organizan en dos direcciones que deberán tenerse en cuenta antes o después de la reapertura de la actividad presencial en el archivo.

Recomendaciones generales apertura segura archivos

Antes de la reapertura de la actividad presencial en el archivo, habría que tener en cuenta desde conocer la normativa vigente a raíz de la declaración del estado de alarma hasta realizar un manual con las medidas a adoptar en el archivo para que todo el personal archivero las conozca. También es interesante destacar la planificación de la reincorporación progresiva, el impulso y mantenimiento del teletrabajo, adoptar las medidas de seguridad recomendadas, hacer acopio de equipos de protección individual (EPIs) y de productos higiénicos, incluir los documentos en circulación en una cuarentena de 10 días, planificar sistemas de cita previa…

Tras la apertura de la actividad presencial en el archivo, habría que tener en cuenta una serie de recomendaciones en relación con los servicios presenciales y trabajos internos. Como, por ejemplo, hacer solicitudes de consulta mediante cita previa, informar a los usuarios de las medidas extraordinarias, limitar el aforo y pedir que las personas vayan con mascarilla a los archivos, señalizar e informar, en la medida de lo posible difundir y realizar copias digitales de los documentos, expedir certificados y copias auténticas preferentemente por sede electrónica, mantener la cuarentena de 10 días de los documentos, aplazar la devolución de préstamos vigentes, suspender temporalmente las transferencias de documentación a los archivos, mantener la distancia de seguridad de 2 metros entre personas, suspender todas las actividades culturales…