Pon un documentalista en tu vida… o en tu empresa

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Pon un documentalista en tu vida… o en tu empresa

Es algo que no tendríamos que estar hablando ahora mismo de ello. Se supone que todo el mundo tendría que tener lo suficientemente claro lo que es un documentalista y lo que puede aportar para una empresa. Lamentablemente esta situación no pasa por sus mejores horas en estos tiempos de crisis, ni en los anteriores, y en gran medida se debe al desconocimiento de la mayoría de las empresas de lo que es la profesión de la documentación, la información y la generación de conocimiento empresarial… en definitiva: un documentalista (muchas veces no conocido por este nombre).

Yo#Documentalista

Ante los constantes cambios tecnológicos y sociales, la creciente cantidad de documentación (ya sea en papel o electrónica) y la demanda  informativa que los usuarios (o clientes) solicitan a la misma, hacen que el mejor fichaje que pueda hacer una empresa sea el documentalista… incluso me atrevería a decir que muy equiparable (su importancia dentro de la empresa) a la profesión de Community Manager, y que tan de auge se encuentra en los últimos años.

La información y la documentación que dispone una empresa será la base para la generación de conocimiento. El fin documental de una empresa es la implantación de los cauces necesarios (herramientas, servicios, aplicaciones, personas…) que ayuden al personal a localizar la información demandada en el menor tiempo posible. 

Las tareas básicas de un documentalista dentro de una empresa podrían ser las siguientes:

  • Puesta en marcha de servicios de información y gestión de la documentación.
  • Selección, adquisición, análisis, localización y / o recuperación de la información dentro de la empresa.
  • Mejora de los flujos documentales e informativos con el fin de buscar la productividad empresarial (eficiencia, eficacia y calidad).
  • Asesoramiento informacional.
  • Localización de fuentes secundarias relevantes para la empresa.
  • Diseñar y mantener bases de datos y páginas web / blogs corporativos.
  • Creación de nuevo contenidos (boletines, resúmenes documentales, posts, informes…)

En cuanto a las habilidades básicas del documentalista podría destacar las siguientes:

  • Conocimiento de la organización, su misión y sus objetivos.
  • Aprendizaje continúo y búsqueda de la innovación.
  • Capacidad de síntesis y resumen documental.
  • Trabajo en equipo y multidisciplinar.
  • Prever las necesidades informativas de la empresa y adelantarse a ellas (vigilancia tecnológica, informativa y documental).
  • Buen conocedor de las fuentes documentales relacionadas con la finalidad de la empresa.
  • Habilidades comunicativas internas y externas (web social).
  • Búsqueda de la calidad empresarial.
  • Buen conocedor del ciclo de vida de los documentos con la finalidad de custodia y expurgo.

En cuanto al mundo virtual de las redes sociales me atrevería a decir que los documentalistas son personas muy válidas para estar al frente de su gestión, por el alto conocimiento e información que disponen de la organización. Recordemos que quien tiene la información, tiene el poder… y un documentalista con información, documentación, las herramientas necesarias, un trato justo por parte de la organización y libertades 2.0 puede llegar a hacer maravillas para la empresa.

Para acabar me gustaría haceros unas preguntas (si pudiese sortearía un iPad entre los comentarios)

  • ¿Culpar a las empresas de que no nos conocen o culparnos a nosotros por no darnos a conocer?
  • ¿Qué tareas básicas de un documentalista incluirías en el post? ¿Y habilidades? (los puntos suspensivos están para ir incluyendo en el post vuestra participación)
  • ¿Crees que un documentalista puede llevar los mandos de las redes sociales de una empresa? ¿Te ves capacitadx para ello?

Pon un documentalista en tu empresa...

PosPost: La imagen esta basada en la ya realizada anteriormente en el post: Objetivo #biblioteca: por su posicionamiento mundial en Twitter

About the autor:

Community Manager de Baratz-Servicios de Teledocumentación, donde me encargo de la gestión, comunicación y dinamización de los medios sociales de la empresa así como de buscar nuevas líneas de comunicación y participación. Escritor del libro: Plan Social Media y Community Manager y del Informe APEI: Bibliotecas ante el siglo XXI: nuevos medios y caminos. Creador de RecBib - Recursos Bibliotecarios, de BiblogTecarios y de InfoTecarios. Profesor en temas relacionados con social media, community manager y bibliotecas. Estoy diplomado en Biblioteconomía y Documentación y licenciado en Documentación por la Universidad Carlos III de Madrid. Profesor en la UPF y profesor colaborador en la UOC. Colaborador de la Revista Desiderata. Actualmente estudiando el posgrado de Dirección de Comunicación e Imagen Corporativa en la UOC.

28 Comentarios

  1. […] Pon un documentalista en tu vida… o en tu empresa julianmarquina.es/pon-un-documentalista-en-tu-vida-o-en-tu-empresa – view page – cached Es algo que no tendríamos que estar hablando ahora mismo de ello. Se supone que todo el mundo tendría que tener lo suficientemente claro lo que es un documentalista y lo que puede aportar para una empresa. Lamentablemente esta situación no pasa por sus mejores horas en estos tiempos de crisis, ni en los anteriores, y en gran medida se debe al desconocimiento de la mayoría de las empresas de… Read moreEs algo que no tendríamos que estar hablando ahora mismo de ello. Se supone que todo el mundo tendría que tener lo suficientemente claro lo que es un documentalista y lo que puede aportar para una empresa. Lamentablemente esta situación no pasa por sus mejores horas en estos tiempos de crisis, ni en los anteriores, y en gran medida se debe al desconocimiento de la mayoría de las empresas de lo que es la profesión de la documentación, la información y la generación de conocimiento empresarial… en definitiva: un documentalista (muchas veces no conocido por este nombre). View page […]

  2. Irene 12 enero, 2011 en 15:50 - Responder

    Creo que ambos son culpables: unos por no molestarse en conocer y otros por no hacerse valer… pero más culpa tenemos aún nosotros, que somos los afectados y callamos/resignamos en vez de gritar. ¿A alguien se le ocurren formas de actuar?

    :)

    • JulianMarquina 14 enero, 2011 en 13:23 - Responder

      Te doy la razón… muchas veces el sedentarismo y el "no moverse del sitio" hacen que luego tengamos quejas sobre nuestra profesión. Las empresas no saben lo que es un documentalista, y lo que es peor, no saben lo importante que podemos llegar a ser para ellas.

      Existen colegios y asociaciones que luchan por ello… digo yo (creamos que sí… ;) )

  3. Gema 14 enero, 2011 en 14:10 - Responder

    Creo que es un poco por ambas partes.. no nos damos a conocer lo sufiente..y ellos tampoco se molestan, piensan ademas que son funciones que pueden hacer cualquiera..

    • Fer 18 enero, 2011 en 16:52 - Responder

      Totalmente de acuerdo, es una tarea recíproca por parte de nosotros, los profesionales, y por parte de los gestores de las empresas.
      En cuanto a lo de llevar las redes sociales…sería negociable, siempre que nos diera tiempo a llevar las nuestras ;-). No, en serio, creo que hace falta algo de formación específica, es una tarea ingente y que necesita de conocimientos y talento, xq no decirlo.

      • JulianMarquina 18 enero, 2011 en 17:00 - Responder

        Totalmente de acuerdo… hace falta formación para poder llevar las redes sociales de una empresa… y yo creo que podemos estar interesados en esa formación, no?… ;)

    • JulianMarquina 18 enero, 2011 en 16:59 - Responder

      Ese es el problema… que no nos dan importancia (ni se van a molestar en conocernos) porque piensan que nuestras funciones las puede hacer cualquiera… échale un vistazo al siguiente enlace para ver si entre todos podemos hacer algo… https://www.julianmarquina.es/empresas-pueden-escucharnos-soydocumentalista :)

  4. Belén 14 enero, 2011 en 14:52 - Responder

    La culpa parece más de la formación que se recibe que obvia la parte relativa a las empresas en el trabajo que puede hacer un documentalista, enseñándole sólo a ser bibliotecario (que no es malo, al contrario) mezclado con otras especies que al final resultan un refrito… culpa de los documentalistas que no saben lo que valen y se venden tan barato; pero porque nadie les explicó hasta donde pueden dar valor.
    ¡Ah! y cuidado, que en algunos de los comentarios que leo parece que se confunde al archivero de empresa con el documentalista de empresa.

    • JulianMarquina 19 enero, 2011 en 15:53 - Responder

      Parece ser que la formación va cambiando poco a poco y en los estudios se están dando más importancia a otros aspectos y no sólo los bibliotecarios… pero ¿las universidades deberían hacer más por la profesión?… puede, y deben… ¿tenemos que culpar a la formación?… creo que no… :)

      Buena puntualización: no confundiar al archivero de la empresa con el documentalista… :)

  5. jaleon 18 enero, 2011 en 16:58 - Responder

    Yo añadiría además que nuestra “profesión” no tiene un valor añadido extra, como la de médico, abogado etc…

    Ayer mismo opté a un puesto de administrador de web (generar contenidos, folcsonomia, usabilidad, catalogarlos, dinamizar las redes sociales.. (por eso me he animado a comentar tu post) y la empresa estaba encantado hasta que le dije que era Lic. en Documentación, ahí se le torció el gesto, primero pq. le tuve explicar en qué consistía y después porque lo único que arguyó es que tenía puesto un Lic. en Periodismo en las bases, sin ningún motivo en especial, sólo que creía que era esa profesión la que lo hacía.

    Le dije si no encontraba ese perfil, que tenía el mio, y el me contestó que como defiendía ante la mesa de contratación que ha fichado a un Documentalista, si ni siquiera sabía bien qué era eso.

    Si uno dice abogado o médico, puede que aprobase la carrera después de once años, pero tiene un valor añadido esa profesión que no tiene la nuestra… por ahora.

    Saludos

    • JulianMarquina 19 enero, 2011 en 15:56 - Responder

      Con gente en RRHH que no sabe lo que es un documentalista vamos apañados… pero vamos, que da igual cómo nos quieran denominar mientras se ocupe un puesto… y por el que te llamaron perfectamente podría haber sido ocupado por ti. Mucha suerte, y espero que no te vuelva a pasar… :(

      • Antonia 28 abril, 2011 en 6:43 - Responder

        Gracias Julian. Lo he puesto en mi muro, Gracias y enhorabuena por tu trabajo. Un saludo

        • JulianMarquina 28 abril, 2011 en 16:04 - Responder

          Muchas gracias por tus palabras y por la difusión Antonia… :)

  6. […] Aquí os dejo el enlace. Espero que os parezca tan interesante como a mi. Compartir:Me gusta:LikeSé el primero en decir que te gusta esta post. […]

  7. Anónimo 17 febrero, 2012 en 20:58 - Responder

    No he pasado de la primera frase.

    Los documentalistas serán muy importantes… pero éste podría empezar por aprender a escribir.

    • JulianMarquina 20 febrero, 2012 en 11:33 - Responder

      ¿A qué te refieres?… ¿a qué frase?… quizás podrías darnos clase de anonimatos en internet… :S

      • A. Normal 8 mayo, 2014 en 2:55 - Responder

        La primera frase «Es algo que no tendríamos que estar hablando ahora mismo de ello.» queda “un poco” mejor así: «Es algo de lo que no tendríamos que estar hablando ahora mismo.»

        Todo el mundo puede dar algún patinazo, pero que haya que preguntarlo se me antoja mala señal.

        • JuliánMarquina 8 mayo, 2014 en 9:15 - Responder

          Gracias por la recomendación… desde que escribí el post en 2011 ya he aprendido a escribir un poco mejor.

  8. […] voy a extenderme en la definición, puesto que gente con autoridad como Julián Marquina, o más recientemente Enrique Muriel, han definido con gran acierto tareas, habilidades y […]

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  11. […] el artículo de Julián Marquina, “Pon un documentalista en tu vida o en tu empresa”se analizan las características de este así […]

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  13. […] visibilidad es un lastre que llevamos arrastrando desde hace muchísimo tiempo. Hace falta que las empresas conozcan lo que un profesional de la información (ejemplo de documentalista) puede llegar a hacer por su […]

  14. […] intentado, incluso, la búsqueda de empleo a través de Linkedin (sobre todo) y Facebook y Twitter (Pon un documentalista en tu vida… o en tu empresa, #soydocumentalista), pero sin mucho éxito. Me temo que por mala praxis por mi parte (otra motivación más para estar […]

  15. […] intentado, incluso, la búsqueda de empleo a través de Linkedin (sobre todo) y Facebook y Twitter (Pon un documentalista en tu vida… o en tu empresa, #soydocumentalista), pero sin mucho éxito. Me temo que por mala praxis por mi parte (otra motivación más para estar […]

  16. Clara 10 agosto, 2016 en 10:42 - Responder

    Hola,
    quizás te interesa mirarte este artículo (http://blog.eltallerdigital.com/2011/03/el-documentalista-en-la-empresa/) ya que creo que te ha plagiado sin poner la fuente…

    Saludos,

    • JuliánMarquina 10 agosto, 2016 en 10:46 - Responder

      Hola Clara… muchas gracias por el aviso… Sí, ha copiado gran parte del texto, pero bueno… han pasado ya 5 años, no le diré nada… ;)

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