Es algo que no tendríamos que estar hablando ahora mismo de ello. Se supone que todo el mundo tendría que tener lo suficientemente claro lo que es un documentalista y lo que puede aportar para una empresa. Lamentablemente esta situación no pasa por sus mejores horas en estos tiempos de crisis, ni en los anteriores, y en gran medida se debe al desconocimiento de la mayoría de las empresas de lo que es la profesión de la documentación, la información y la generación de conocimiento empresarial… en definitiva: un documentalista (muchas veces no conocido por este nombre).

Yo#Documentalista

Ante los constantes cambios tecnológicos y sociales, la creciente cantidad de documentación (ya sea en papel o electrónica) y la demanda  informativa que los usuarios (o clientes) solicitan a la misma, hacen que el mejor fichaje que pueda hacer una empresa sea el documentalista… incluso me atrevería a decir que muy equiparable (su importancia dentro de la empresa) a la profesión de Community Manager, y que tan de auge se encuentra en los últimos años.

La información y la documentación que dispone una empresa será la base para la generación de conocimiento. El fin documental de una empresa es la implantación de los cauces necesarios (herramientas, servicios, aplicaciones, personas…) que ayuden al personal a localizar la información demandada en el menor tiempo posible. 

Las tareas básicas de un documentalista dentro de una empresa podrían ser las siguientes:

  • Puesta en marcha de servicios de información y gestión de la documentación.
  • Selección, adquisición, análisis, localización y / o recuperación de la información dentro de la empresa.
  • Mejora de los flujos documentales e informativos con el fin de buscar la productividad empresarial (eficiencia, eficacia y calidad).
  • Asesoramiento informacional.
  • Localización de fuentes secundarias relevantes para la empresa.
  • Diseñar y mantener bases de datos y páginas web / blogs corporativos.
  • Creación de nuevo contenidos (boletines, resúmenes documentales, posts, informes…)
  • …

En cuanto a las habilidades básicas del documentalista podría destacar las siguientes:

  • Conocimiento de la organización, su misión y sus objetivos.
  • Aprendizaje continúo y búsqueda de la innovación.
  • Capacidad de síntesis y resumen documental.
  • Trabajo en equipo y multidisciplinar.
  • Prever las necesidades informativas de la empresa y adelantarse a ellas (vigilancia tecnológica, informativa y documental).
  • Buen conocedor de las fuentes documentales relacionadas con la finalidad de la empresa.
  • Habilidades comunicativas internas y externas (web social).
  • Búsqueda de la calidad empresarial.
  • Buen conocedor del ciclo de vida de los documentos con la finalidad de custodia y expurgo.
  • …

En cuanto al mundo virtual de las redes sociales me atrevería a decir que los documentalistas son personas muy válidas para estar al frente de su gestión, por el alto conocimiento e información que disponen de la organización. Recordemos que quien tiene la información, tiene el poder… y un documentalista con información, documentación, las herramientas necesarias, un trato justo por parte de la organización y libertades 2.0 puede llegar a hacer maravillas para la empresa.

Para acabar me gustaría haceros unas preguntas (si pudiese sortearía un iPad entre los comentarios)

  • ¿Culpar a las empresas de que no nos conocen o culparnos a nosotros por no darnos a conocer?
  • ¿Qué tareas básicas de un documentalista incluirías en el post? ¿Y habilidades? (los puntos suspensivos están para ir incluyendo en el post vuestra participación)
  • ¿Crees que un documentalista puede llevar los mandos de las redes sociales de una empresa? ¿Te ves capacitadx para ello?

Pon un documentalista en tu empresa...

PosPost: La imagen esta basada en la ya realizada anteriormente en el post: Objetivo #biblioteca: por su posicionamiento mundial en Twitter