7 medidas a tener en cuenta para crear un protocolo de actuación ante la apertura de las bibliotecas

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  • Las bibliotecas tienen que empezar a pensar y planificar desde ya un protocolo de actuación para la apertura de sus puertas

7 medidas a tener en cuenta para crear un protocolo de actuación ante la apertura de las bibliotecas

Sin tener un protocolo de actuación definido a priori, las bibliotecas han sabido gestionar de manera excelente el cierre de sus instalaciones volcando toda su actividad en potenciar su marca y ofrecer sus servicios digitales a través de las redes sociales e Internet. Pero llegará el momento en el que vuelvan a la normalidad. Una normalidad que puede que no sea la anterior, pero que las bibliotecas deben empezar a trabajar desde ya. Ahora bien, ¿están las bibliotecas pensando en ese futuro inmediato? ¿Están gestionando y planificando cómo será el día en el que vuelvan a abrir sus puertas?

El tiempo pasa volando, y el retorno de las bibliotecas está a la vuelta de la esquina como quien dice. No hay que esperar al último momento para empezar a pensar cómo será la vuelta a las bibliotecas. Hay tiempo para empezar a pensar y planificar en un protocolo de actuación ante la apertura de las bibliotecas. Una vuelta paulatina para evitar al máximo las probabilidades de infección y propagación del COVID-19, y garantizar la seguridad del personal de biblioteca y de sus personas usuarias.

Salvando las distancias, sobre todo económicas y no de importancia social, el mundo del fútbol ya ha empezado a pensar en ese futuro cercano. Es por ello por lo que ha elaborado un protocolo de actuación para la vuelta a los entrenamientos de los equipos. Este hecho, sumado a una posible ceguera por el presente que no deja ver el futuro de dentro de unas semanas, me ha llevado a plasmar en este post algunas ideas (ampliables) ante la necesidad de un protocolo de actuación para la apertura de las bibliotecas. Eso sí, tened en cuanta que la vuelta será dura. Si queremos que la biblioteca física siga existiendo como tal habrá que potenciar su necesidad. Más ahora cuando muchas personas cuestionan la necesidad física ante los servicios digitales.

Algunas ideas ante la necesidad de un protocolo de actuación para la apertura de las bibliotecas

1. Comunicación: Las bibliotecas son espacios seguros.

La comunicación es imprescindible, y más en estos momentos. Las bibliotecas tienen que mostrar tranquilidad y comunicar que son sitios seguros, libres de virus y espacios de confianza a los que volver.

Para ello no solo bastará con comunicar el día de apertura, sino que también explicar qué medidas higiénico sanitarias se han llevado a cabo y cuáles se llevarán en el espacio físico y recursos de las bibliotecas, entre el personal bibliotecario y entre las personas usuarias de las bibliotecas.

Dicha comunicación se plasmará en el protocolo de actuación y se deberá realizar a través de los medios propios de la biblioteca (sitio web, redes sociales, correo electrónico, cartelería, publicidad…), los medios locales (prensa digital y prensa en papel, radio, televisión…), medios de la organización o institución de los que depende la biblioteca o bibliotecas (notas de prensa, redes sociales corporativas / institucionales…). También se deberá comunicar e informar a las personas que acudan a la biblioteca sobre las normas sanitarias e higiénicas preventivas a través de carteles y folletos.

2. Desinfección de instalaciones y recursos.

La desinfección y limpieza de las bibliotecas (edificios, mobiliario, equipos de trabajo y colecciones) se debe realizar siguiendo las recomendaciones de las autoridades sanitarias, administrativas y gubernamentales competentes, y previa apertura de las instalaciones.

Pero esta primera limpieza no bastará. Se tendrá que realizar de manera constante y con mayor frecuencia a lo largo del día, y durante el tiempo que estimen necesario las autoridades competentes o equipos de prevención.

También habrá que tener en cuenta qué hacer con los materiales que han estado en préstamo en periodo de cuarentena y cómo proceder su desinfección. E implementar medidas como mantener las puertas abiertas para evitar el contacto con pomos y manillas.

3. Personal disponible y servicios mínimos.

Antes de volver hay que saber con qué personal se cuenta. Controlar las bajas por enfermedad del personal bibliotecario o por estar dentro de categorías de riesgo de infección o contagio. No se hará una vuelta masiva, sino que a partir de este primer control se haría una vuelta a la biblioteca con el personal mínimo imprescindible.

En el caso de ser necesario para realizar una correcta apertura de la biblioteca y puesta en funcionamiento de sus servicios, los puestos de las personas que causan baja por enfermedad o por ser personal de riesgo se deberán suplir a través de contratación directa, activación de bolsas de empleo o aceleración de la resolución de oposiciones celebradas.

Hasta que las autoridades competentes no aconsejen la vuelta de la totalidad de la plantilla a la biblioteca (que podría efectuarse en semana sucesivas), el resto del personal seguirá teletrabajando desde casa.

4. Protección trabajadores y medidas de prevención.

El personal bibliotecario es uno de los recursos imprescindibles de las bibliotecas. Es por ello por lo que su protección es más que necesaria para cuidar la salud de estos profesionales. Dicha protección también garantizará la paulatina vuelta a la normalidad de la biblioteca.

Se deberán definir unas normas de comportamiento, higiene y sanitarias entre el personal bibliotecario. Normas que pueden ir desde la limitación de la interacción entre compañeros y personas usuarias, llevar guantes y mascarillas desechables diariamente, utilizar geles hidroalcohólicos, hasta, y en caso de crearlo oportuno, hacer la prueba del COVID-19 antes de volver a la biblioteca y llevar a cabo controles médicos.

La higiene de manos es la medida principal de prevención y control de la infección.

Las bibliotecas deben proporcionar todo este material a sus profesionales, así como garantizar su formación en las distintas normas y medidas de seguridad. Como he comentado anteriormente, la vuelta de los profesionales debe ser segura.

La información y la formación son fundamentales para poder implantar medidas organizativas, de higiene y técnicas entre el personal trabajador en una circunstancia tan particular como la actual. Se debe garantizar que todo el personal cuenta con una información y formación específica y actualizada sobre las medidas específicas que se implanten. [Procedimiento de actuación para los servicios de prevención de riesgos laborales frente a la exposición al SARS-CoV-2. Ministerio de Sanidad]

5. Protocolo de actuación ante la preparación de las instalaciones.

Se deben llevar a cabo una serie de medidas de prevención que garanticen la seguridad de todas las personas que acuden a las bibliotecas. Dichas medidas preventivas deben ser desarrolladas, preparadas e instaladas en las bibliotecas con anterioridad al día de la apertura.

Estas medidas pueden ir desde la instalación de mamparas de protección en el mostrador bibliotecario con la finalidad de ofrecer un mejor servicio a las personas usuarias de la biblioteca, hasta contralar los conductos de ventilación, tener las puertas abiertas (o instalar puertas automáticas) y colocar geles hidroalcóholicos en la entrada de la biblioteca.

Es imprescindible colocar carteles en la biblioteca y realizar folletos informando sobre las medidas higiénicas y sanitarias que se deben cumplir. Otra de las medidas a tener en cuenta, y que debe ser preparada con anterioridad, es la preparación de mesas en sala de consulta, sala de estudio y ordenadores para que garanticen el mantenimiento estipulado de distancia de seguridad.

6. Limitación de acceso a personas usuarias y definición de servicios disponibles.

Con el objetivo de evitar aglomeraciones en la apertura de la biblioteca, y para garantizar la distancia de seguridad de las personas, se deberá limitar el acceso a las personas usuarias en la cantidad y tiempo que las autoridades competentes estimen oportuno.

Esta limitación de acceso lleva a las bibliotecas a hacer una definición y comunicación de los servicios disponibles en el periodo de la vuelta paulatina a la normalidad. Es por ello por lo que toda actividad que suponga la reunión y trabajo en grupo deberá quedar anulada hasta que se normalice la situación. Por ejemplo, dentro de estos servicios y actividades estarían la celebración de clubes de lectura y talleres presenciales.

7. Inversión: nuevas adquisiciones y creación de servicios de apoyo a la comunidad.

La paralización en este momento no es una solución. Las bibliotecas tienen que resurgir e invertir en nuevos servicios y adquisiciones de recursos de información y entretenimiento. Es por eso por lo que las bibliotecas deben contar con presupuesto (inversión) para poner en funcionamiento la maquinaria cuanto antes, y a pesar a la crisis económica en la que viven las bibliotecas y la que está por venir.

Habría que definir, por un lado, la comunidad de personas usuarias que más van a necesitar la biblioteca (personas vulnerables, desempleadas, estudiantes, lectoras, emprendedoras…) para establecer una serie de prioridades y programas de reactivación y rehabilitación del tejido social e informativo. También habría que ir pensando desde ya qué pueden ofrecer las bibliotecas para estos grupos e ir creando servicios de apoyo sostenidos por recursos, herramientas y actividades de utilidad para ellos.

Por otro lado, y pensando en las personas lectoras, habría que definir cuáles serían las nuevas adquisiciones a incorporar en la colección de la biblioteca y ver que tanto en el almacenaje de dichos libros como en el traslado hasta la biblioteca se cumplen con los estándares sanitarios gubernamentales. También es un momento de apoyar a las librerías y las editoriales. Si desde las bibliotecas lo hemos pasado mal, ni que decir tiene el sector editorial y de las librerías. La Federación Española de Cámaras del Libro ya ha instado al gobierno de activar un Plan de compra para las bibliotecas a través del sistema librero en todo el territorio. Para ello solicitan que se flexibilicen y agilicen los procedimientos de compras por parte de las instituciones.

Más información:

Imagen superior cortesía de Shutterstock

About the autor:

Responsable de Comunicación de Baratz-Servicios de Teledocumentación, donde me encargo de la gestión, comunicación y dinamización de los medios online y offline de la empresa, así como de buscar nuevas líneas de comunicación y participación. Escritor del libro: Plan Social Media y Community Manager y del Informe APEI: Bibliotecas ante el siglo XXI: nuevos medios y caminos. Creador de RecBib – Recursos Bibliotecarios, de BiblogTecarios y de InfoTecarios. Profesor en temas relacionados con social media, community manager y bibliotecas. Estoy diplomado en Biblioteconomía y Documentación y licenciado en Documentación por la Universidad Carlos III de Madrid, además de especializado en Dirección de Comunicación e Imagen corporativa por la UOC. Profesor en la UPF y profesor colaborador en la UOC. Colaborador de la Revista Desiderata.

16 Comentarios

  1. Laura Antolín 8 abril, 2020 en 16:46 - Responder

    Hola, Julián:

    Todas las medidas que propones me parecen necesarias. Imprescindibles. Te felicito por el post.

    Añado un par de sugerencias por aumentar la seguridad:

    1 ª) Prescindir momentáneamente del uso del carné físico, ya que los bibliotecarios pueden rastrear la cuenta del usuario a través del ordenador y ver su lista de préstamos. También, alargar el plazo de devolución de libros prestados y que los lectores hayan mantenido en sus casas durante la cuarentena. Evitar, pues, todo intercambio innecesario de objetos (carnés o libros) entre personal y usuarios.

    2 ª ) Divulgar el uso de eBiblio, ese servicio de préstamo electrónico que se ha demostrado esencial para seguir leyendo en tiempos de pandemia. Es importante que al taller cada usuario acuda con su dispositivo habitual (lector electrónico, tablet u otro), por descargar Adobe Digital Editions y familiarizarse con instrucciones de uso. Estos talleres se pueden ampliar con más contenidos ad hoc (por ejemplo, manejo de aplicaciones como Calibre, publicación en plataformas digitales, visitas guiadas a librerías que venden ebooks, manejo del Kindle, etcétera). La lectura digital, mal que nos pese, es un recurso que no debemos ningunear en estos momentos.

    Por último, suscribo plenamente la propuesta de adquirir novedades, no solo para aumentar y renovar el contenido de las estanterías, sino también por apoyar al sector editorial y librero, que se encuentra en graves dificultades para seguir adelante. Esta medida debe hacerse extensiva a esas editoriales más pequeñas e independientes que por su propia configuración empresarial se enfrentan a un futuro aún más incierto. Esta medida “solidaria” obviamente también puede ser canalizada a través de la adquisición de títulos en su versión ebook (epub o pdf).

    Los libros no han sido declarados bienes de primera necesidad y, sin embargo, los hemos echado mucho en falta (¡gracias, eBiblio!) La alarma sanitaria ha demostrado hasta qué punto tener o no comprensión lectora puede llegar a ser de vital importancia.

    Un saludo muy cordial.

    • JuliánMarquina 9 abril, 2020 en 19:09 - Responder

      Hola, Laura. Muchas gracias por tu comentario con observaciones a las medidas de seguridad en las bibliotecas.
      Te comento cada uno de los puntos:
      1. Me parece acertado el uso del carné de la biblioteca a través de dispositivos móviles. Ahora bien, esto supone que las bibliotecas cuenten con lectores de códigos QR que lean bien el código en pantalla. En cuanto a alargar el plazo de devolución de los materiales prestados en las bibliotecas, es algo que ya están haciendo todas las bibliotecas. Aunque no veo malo que una vez abiertas las bibliotecas siga el servicio de préstamo físico habitual manteniendo medidas de higiene y cuarentena en la devolución.
      2. Las bibliotecas están haciendo una perfecta difusión de eBiblio y otras plataformas de préstamo electrónico. Haría falta empezar a hacer seminarios online para explicar su uso y todo lo que conlleva (Adobe Digital Editions, no Kindle…). La lectura digital ha crecido muchísimo en este periodo. Lo que no debemos olvidar es darle un empujón a la lectura de libros en papel cuando se vuelva a la biblioteca, es el servicio más utilizado en las bibliotecas públicas.
      3. Genial lo de apoyar también a editoriales pequeñas e independientes. Ojalá que el Gobierno haga una fuerte inversión en bibliotecas para ayudar a editoriales y librerías. Por cierto, sin olvidar el papel.
      Saludos y muchas gracias!

  2. Z 9 abril, 2020 en 12:48 - Responder

    Muy necesario y completo este post!

    En cuanto al tema de desinfección y limpieza de los libros, la BNE recomendó recientemente en su blog que el mejor sistema era dejarlos en cuarentena durante 14 días, ya que la desinfección con productos podía dañarlos y no era recomendable. En resumen: introducirlos en bolsas de plástico de doble cierre, limpiar y desinfectar esas bolsas por fuera y no tocarlos hasta pasados 14 días.
    http://blog.bne.es/blog/como-actuar-con-los-libros-ante-el-riesgo-de-contagio-por-covid-19/

    Quizá sería interesante que desde las bibliotecas se incluyera el estado de “cuarentena / no disponible” en los libros de préstamo que los usuarios devuelvan durante los próximos meses, de modo que así se garantice a las personas que el libro que quieren llevarse no está infectado. Hay que tener en cuenta que, como dicen los sanitarios y expertos, hay multitud de personas que están infectadas pero son asintomáticas, así que el miedo de los usuarios a llevarse cosas en préstamo debe paliarse dándole garantías de que los libros están libres de virus con medidas como la que he comentado, y que no sólo se proceda así cuando se tiene certeza de que alguien contagiado ha usado ese libro, sino que sea una medida general. Desde luego, esto supone que muchos libros no vayan a estar disponibles, y que los préstamos, por tanto, vayan a ser menos y más lentos, pero sin duda, se refuerza la idea de la biblioteca como espacio seguro y de la calidad de sus servicios.

    Un saludo!

    • JuliánMarquina 9 abril, 2020 en 19:16 - Responder

      Muchísimas gracias!!

      Sí, muy útil y necesario el post de la BNE. Tuve el placer de hablar días antes con Arsenio y me contó más o menos lo que ya tenía escrito en este post: https://www.julianmarquina.es/como-desinfectar-los-libros-de-la-biblioteca-en-una-pandemia/ Parece que, sin duda, el tiempo es la mejor cuarentena para los libros.
      Incluir un estado de “cuarentena” a los libros en el SIGB y que las personas usuarias lo vieran en el catálogo haría que dicho libro tuviese una etiqueta de maligno o nocido. Y quizás no tenga nada. Quizás sería más conveniente una etiqueta de “no disponible” o “pre-circulación” para evitar esa mala etiqueta sobre los libros.
      De lo que hay que dar garantías es de comunicar que todos los libros (y otros materiales) que cualquier persona se lleva de la biblioteca está libre de virus. De ahí la necesidad de potenciar el préstamo y el uso de las bibliotecas una vez que se vuelvan a abrir. No podemos caer en cavar la propia tumba de las bibliotecas. Eso sí, y repito, manteniendo la seguridad del personal y personas usuarias en todo momento. Y, cómo no, hacer caso a lo que las autoridades sanitarias digan sobre lo que hay que hacer y proceder con dichas medidas.
      Saludos y muchas gracias por el comentario!

  3. Natalia 9 abril, 2020 en 18:15 - Responder

    Medidas imprescindibles. Gracias!

    Me pregunto también:

    1. Cómo aplicar el distanciamiento social dentro de los espacios de la biblioteca?
    2. Cómo garantizar la higienen de equipos informáticos de uso público continuado?
    3. Y los programas de actividades: clubs de lectura, sesiones de cuentos, presentaciones de libros..?
    4. Y los usuarios que circulan por la biblioteca y acceden a los materiales sin garantias de que puedan contaminarlos?
    5. Y la seguridad de los empleados de la biblioteca ante esta delirante situación?

    Quizás la respuesta sea VIRTUAL

    Saludos,

    Natalia

    • JuliánMarquina 9 abril, 2020 en 19:21 - Responder

      Gracias a ti por el comentario, Natalia.
      Trato de contestar a tus preguntas:
      1. El distanciamiento social habría que aplicarlo con la inutilización de espacios (quitar sillas de las mesas, dejar ordenadores no disponibles, aconsejar no concurrir pasillos en los que ya hay personas…), evitar los trabajos o estudio en grupo…
      2. Cuando un equipo sea utilizado tocará limpiarlo con una toallita o con una solución desinfectante. Ahora bien, ¿quién hará esto? La mejor opción es porque sea el propio usuario.
      3. Todas suspendidas hasta nuevo aviso.
      4. Buena pregunta… y para la cual no tengo contestación… :(
      5. La seguridad es imprescindible. A ver si las autoridades sanitarias comentan cómo se debe proceder.
      La respuesta debe ser virtual ahora que hay que estar cada uno en su casa. Pero cuando todo vaya volviendo a la normalidad es turno de volver a retomar con fuerza el servicio presencial.

  4. Orlando Peña 16 abril, 2020 en 17:24 - Responder

    Hola Julian en primer término felicitaciones todo lo planteado en el post son medidas necesarias e importantisimas de tomar en cuenta, aunque mi caso no es el de las bibliotecas me voy a permitir con tu autorización hacer uso de ella para plantear un protocolo para nuestra actividad de cowork.
    Saludos

  5. Miguel Ángel Garfia 20 abril, 2020 en 19:57 - Responder

    Durante un tiempo no podremos tener el fondo en libre acceso. Habrá que colocar cintas o cerrar espacios y solo nosotros podremos coger los libros. Y habilitar espacios para la cuarentena de los libros. Libro tocado, libro devuelto.. a cuarentena 14 dias

    • JuliánMarquina 2 junio, 2020 en 17:01 - Responder

      Así es, Miguel Ángel. Fíjate que ya están publicadas las condiciones de la Fase 3 y el público aún no tiene acceso al fondo. Saludos! :)

  6. Milton Martinez 28 abril, 2020 en 5:27 - Responder

    Más que interesante la manera de exponer el protocolo para reiniciar nuestras unidades de información. Muchas felicidades Julián por tan importante aporte para tomar como modelo, creemos que su herramienta acá planteada me apoyará en la puesta en marcha de mi proyecto.

    • JuliánMarquina 2 junio, 2020 en 17:01 - Responder

      Genial, Milton. Me alegra saber que será de utilidad. Muchas gracias por tus palabras… :)

  7. ECG 2 mayo, 2020 en 15:22 - Responder

    Gracias por el post. Una información fundamental para [email protected] Sólo tengo una queja. No debería ser el ministerio o cada administración autònoma la que redactara un protocolo obligatorio? Nos dejan al libre albedríio de nuestra administración. En mi caso, un ayuntamiento desorganizado y que no tiene en cuenta nuestro servocio. Dentro de nuestras posibilidades seguiremos tus sugerencias… Pero no sé si tendremos mamparas, guantes, ni personal… Nadie nos ha preguntado y nadie nos ha contestado a nuestras sugerencias ni a nuestras preguntas…

  8. Agripino Garcia Cruz 26 mayo, 2020 en 1:18 - Responder

    hola amigo excelente por tu información pero si me gustaría que plasmaras la Bibliográfica.

    saludos

    • JuliánMarquina 26 mayo, 2020 en 8:39 - Responder

      Muchas gracias, Agripio. Este contenido está creado de cero a partir del sentido común y las medidas sanitarias que iba proponiendo el gobierno de España. Saludos.

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